Avvio di un progetto

Le fasi

1. 1

   Mandato

   settimane 1–2
   • Project manager nominato
   • Lettura dei documenti di origineDopo «Project manager nominato».
   • Passaggio di consegne dal commercialeDopo «Project manager nominato».
   • Colloquio con lo sponsorDopo «Lettura dei documenti di origine», «Passaggio di consegne dal commerciale».
   • Obiettivi e criteri di successoDopo «Colloquio con lo sponsor».
   • Ambito di massima: che cosa è dentro e che cosa resta fuoriDopo «Colloquio con lo sponsor».
   • Vincoli, assunzioni e primi rischiDopo «Colloquio con lo sponsor».
   • Stesura del project charterDopo «Obiettivi e criteri di successo», «Ambito di massima: che cosa è dentro e che cosa resta fuori», «Vincoli, assunzioni e primi rischi».
   • Lo sponsor rilegge il charterDopo «Stesura del project charter».
   • Project charter firmato dallo sponsorDopo «Lo sponsor rilegge il charter».
2. 2

   Stakeholder e comunicazione

   settimane 2–3
   • Registro degli stakeholderDopo «Stesura del project charter».
   • Matrice influenza e interesseDopo «Registro degli stakeholder».
   • Colloqui con gli stakeholder chiaveDopo «Registro degli stakeholder».
   • Piano di comunicazioneDopo «Matrice influenza e interesse», «Colloqui con gli stakeholder chiave».
   • Matrice RACI delle consegne principaliDopo «Project charter firmato dallo sponsor».
   • Regole di lavoro del teamDopo «Matrice RACI delle consegne principali».
   • Spazio di lavoro del progetto e accessi del clienteDopo «Regole di lavoro del team».
3. 3

   Piano iniziale

   settimane 2–3
   • Consegne principali e struttura di primo livelloDopo «Project charter firmato dallo sponsor».
   • Milestone e date vincolantiDopo «Consegne principali e struttura di primo livello».
   • Team, ruoli e disponibilitàDopo «Project charter firmato dallo sponsor».
   • Stima di massima di durata e impegnoDopo «Milestone e date vincolanti», «Team, ruoli e disponibilità».
   • Registro dei rischi inizialeDopo «Consegne principali e struttura di primo livello», «Vincoli, assunzioni e primi rischi».
   • Piano iniziale condiviso con lo sponsorDopo «Stima di massima di durata e impegno», «Registro dei rischi iniziale», «Piano di comunicazione».
4. 4

   Riunione di avvio

   settimane 2–4
   • Convocazione della riunione di avvio con il clienteDopo «Project charter firmato dallo sponsor».
   • Materiali della riunione di avvioDopo «Piano iniziale condiviso con lo sponsor».
   • Riunione di avvio interna con il teamDopo «Materiali della riunione di avvio», «Spazio di lavoro del progetto e accessi del cliente».
   • Riunione di avvio con il clienteDopo «Riunione di avvio interna con il team», «Convocazione della riunione di avvio con il cliente».
   • Verbale con decisioni e azioniDopo «Riunione di avvio con il cliente».
   • Calendario delle riunioni e del primo status reportDopo «Riunione di avvio con il cliente».
   • Progetto avviatoDopo «Verbale con decisioni e azioni», «Calendario delle riunioni e del primo status report».

I rischi tipici

• Promesse di vendita non scritte

  Alto · 12

  In trattativa sono state concesse funzioni, sconti o date che il contratto non riporta: il cliente le aspetta, il team non ne sa niente.

  Mitigare: Passaggio di consegne dal commerciale prima di ogni altra attività; ciò che emerge entra nel charter o si chiarisce con il cliente prima della riunione di avvio.

• Sponsor assente

  Alto · 12

  Lo sponsor delega tutto e non rilegge il charter: il project manager resta senza autorità e le decisioni restano sospese.

  Mitigare: Firma del charter come condizione per impegnare il team; un incontro fisso con lo sponsor nel piano di comunicazione.

• Obiettivi che nessuno può misurare

  Medio · 9

  «Migliorare il servizio», «modernizzare il sistema»: alla fine del progetto ognuno dirà se è riuscito secondo il suo metro.

  Mitigare: Ogni obiettivo con un indicatore, un valore di partenza e una data; le consegne principali con il loro criterio di accettazione.

• Persone promesse e non disponibili

  Critico · 16

  I responsabili confermano le persone, ma il loro carico è già pieno di altri progetti: il progetto parte con metà del team.

  Mitigare: Disponibilità in ore alla settimana, controllate sul carico di lavoro; ciò che manca va allo sponsor prima della riunione di avvio, non dopo.

• Uno stakeholder importante dimenticato

  Medio · 8

  Un ufficio, un ente o un gruppo di utenti si accorge del progetto a metà strada e chiede di rivedere decisioni già prese.

  Mitigare: Registro costruito con lo sponsor e con il cliente; in ogni colloquio la domanda: chi altro dovrebbe saperlo?

• Il lavoro parte prima dell'avvio

  Medio · 9

  Il team comincia a produrre prima che obiettivi e ambito siano chiari: lavoro da rifare e attese sbagliate del cliente.

  Mitigare: Prima della firma del charter solo attività preparatorie concordate con lo sponsor; ciò che si fa prima si scrive come assunzione.

Le pagine dei documenti

• Project charter
• Registro degli stakeholder
• Piano di comunicazione
• Ordine del giorno della riunione di avvio