Informativa sulla privacy

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento dei dati descritti in questa pagina è «ragione sociale da completare», «sede legale da completare», partita IVA «partita IVA da completare» («KeenHour», «noi»). Per qualunque domanda sui tuoi dati scrivi a privacy@keenhour.com.

Questa informativa riguarda i dati che trattiamo per conto nostro: il tuo account, la fatturazione dell'abbonamento, la sicurezza del servizio e questo sito.

I contenuti dei workspace (task, commenti, ore, rischi, documenti, allegati e i dati delle persone che vi compaiono) li tratta come titolare l'azienda o lo studio che ha aperto il workspace. KeenHour li tratta per suo conto, come responsabile del trattamento, secondo l'accordo sul trattamento dei dati. Per quei dati rivolgiti prima a chi ti ha invitato nel workspace: noi lo aiutiamo a risponderti.

Quali dati trattiamo, perché e per quanto tempo

Il tuo account

• Dati: nome, email, password (conservata solo come impronta crittografica, mai in chiaro), fuso orario, preferenze di notifica; il segreto della verifica in due passaggi e i codici di recupero, se la attivi.
• Perché: creare il tuo account, farti accedere in sicurezza, mandarti le notifiche che scegli e le email che servono al servizio (inviti, recupero della password, fine della prova).
• Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Per quanto: finché non elimini l'account. Le ore che hai registrato restano nel workspace senza il tuo nome, come «Ex membro», perché servono all'azienda per i suoi conti.

La fatturazione dell'abbonamento

• Dati: ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC, email per le fatture.
• Perché: emettere le fatture dell'abbonamento.
• Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c) ed esecuzione del contratto.
• Per quanto: 10 anni dall'emissione della fattura, come le scritture contabili (art. 2220 del Codice civile).

I pagamenti con carta li gestisce Stripe: i dati della carta li riceve e li conserva Stripe, non KeenHour.

La sicurezza del servizio

• Dati: indirizzo IP, tipo di browser, registri delle richieste e degli accessi. I registri contengono identificativi, mai password, email o contenuti dei workspace.
• Perché: proteggere il servizio da abusi e da accessi non autorizzati, limitare i tentativi di accesso, trovare e correggere gli errori.
• Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza del servizio e dei dati di tutti i clienti (art. 6, par. 1, lett. f).
• Per quanto: i registri 30 giorni; i contatori dei tentativi da qualche minuto a qualche ora.

Lo spazio Academy

Se arrivi da un corso di KeenHour Academy: l'identificativo del tuo account dell'Academy, collegato al tuo account KeenHour, e gli esercizi dei corsi caricati. Lo spazio resta modificabile fino a sei mesi dopo la fine del tuo accesso al corso, poi in sola lettura.

• Base giuridica: esecuzione del contratto.
• Per quanto: finché non elimini l'account.

Accesso con Google o Microsoft, calendario collegato, notifiche push

Solo se li usi.

• Dati: se entri con Google o Microsoft, l'identificativo del tuo account presso di loro, l'email e il nome che ci mandano (la password resta a loro). Se colleghi il calendario, il permesso di scrivere nel calendario «KeenHour» del tuo account, conservato cifrato, e l'elenco degli eventi che ci abbiamo scritto. Se attivi le notifiche push, l'indirizzo e le chiavi del tuo browser per riceverle e il nome del dispositivo (per esempio «Chrome su Android»).
• Perché: farti entrare senza un'altra password; tenere le tue scadenze nel tuo calendario e spostarle da lì; mandarti le notifiche sul telefono.
• Base giuridica: esecuzione del contratto, su tua richiesta.
• Per quanto: finché non scolleghi, disattivi o elimini l'account.

Google e Microsoft trattano i dati del tuo account presso di loro come titolari autonomi, con le loro informative. Nel calendario collegato scriviamo numero, titolo e scadenza dei tuoi task, il nome del workspace, dello Space e della lista e il collegamento al task, e con Google vediamo solo il calendario che creiamo noi. Il contenuto delle notifiche push arriva cifrato al tuo browser: il servizio che le consegna (di Google, Mozilla, Apple o Microsoft, secondo il browser) non lo legge.

Le email che ci scrivi

• Perché: risponderti e risolvere quello che ci chiedi.
• Base giuridica: esecuzione del contratto o legittimo interesse a rispondere.
• Per quanto: il tempo di chiudere la richiesta, poi al massimo 2 anni.

Cookie

Usiamo solo cookie tecnici, necessari a far funzionare il servizio:

• kh_session: la sessione dopo l'accesso, per 7 giorni;
• kh_2fa: la sfida della verifica in due passaggi, per 5 minuti;
• kh_device: riconosce un browser da cui hai già effettuato l'accesso, per 90 giorni, così un ufficio non resta chiuso fuori per i tentativi sbagliati di altri;
• kh_sso: l'accesso con Google o Microsoft in corso, per 10 minuti;
• kh_theme: il tema chiaro o scuro che scegli, per un anno.

Nel browser teniamo anche kh_push_device, quale dei tuoi dispositivi è questo, per disattivarne le notifiche push.

Nessuno strumento di analisi o di pubblicità di terze parti: per questo non ti chiediamo il consenso con un banner (art. 122 del Codice privacy, linee guida del Garante del 10 giugno 2021).

A chi li affidiamo

I dati sono ospitati in Unione europea. Li trattano per nostro conto solo i fornitori che servono al servizio: server e database, archivio dei file, copie di sicurezza, invio delle email, monitoraggio degli errori e, se il proprietario del workspace accende l'intelligenza artificiale, il fornitore del modello, che elabora in Unione europea e non usa i dati per addestrare modelli. Ognuno è vincolato da un accordo sul trattamento; l'elenco è nell'accordo sul trattamento dei dati.

Stripe tratta i dati di pagamento come titolare autonomo, con la sua informativa. Può trasferirli fuori dall'Unione europea con le garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo).

Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per pubblicità.

Copie di sicurezza

Il database ha una copia di sicurezza ogni notte, conservata 14 giorni; i file degli allegati hanno le versioni precedenti per 30 giorni. Un dato eliminato sparisce subito dal servizio, e dalle copie quando scadono.

I tuoi diritti

Puoi chiederci di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da una macchina e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Molte cose le fai da solo: nome e preferenze dal profilo, l'eliminazione dall'account; il proprietario di un workspace ne scarica l'esportazione completa, anche in sola lettura.

Per tutto il resto scrivi a privacy@keenhour.com: rispondiamo entro un mese. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Modifiche

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la versione in cima alla pagina; se il cambiamento riguarda come usiamo i tuoi dati, te lo scriviamo prima per email.