Certificazione ISO 9001

Le fasi

1. 1

   Analisi iniziale

   settimane 1–4
   • Incarico firmato
   • Riunione di avvio con la direzioneDopo «Incarico firmato».
   • Contesto dell'organizzazione e parti interessateDopo «Riunione di avvio con la direzione».
   • Interviste ai responsabili sui processiDopo «Riunione di avvio con la direzione».
   • Procedure e moduli già in usoDopo «Riunione di avvio con la direzione».
   • Analisi degli scostamenti dalla normaDopo «Interviste ai responsabili sui processi», «Contesto dell'organizzazione e parti interessate», «Procedure e moduli già in uso».
   • Piano di lavoro e calendario fino alla certificazioneDopo «Analisi degli scostamenti dalla norma».
   • Piano di lavoro approvato dalla direzioneDopo «Piano di lavoro e calendario fino alla certificazione».
2. 2

   Processi e documenti

   settimane 4–10
   • Mappa dei processi e loro interazioniDopo «Piano di lavoro approvato dalla direzione».
   • Politica per la qualità e obiettivi misurabiliDopo «Piano di lavoro approvato dalla direzione».
   • Organigramma, ruoli e responsabilitàDopo «Politica per la qualità e obiettivi misurabili».
   • Rischi e opportunità dei processiDopo «Mappa dei processi e loro interazioni».
   • Informazioni documentate dei processi9 sottotaskDopo «Mappa dei processi e loro interazioni».
   • La direzione rilegge e approva i documentiDopo «Informazioni documentate dei processi», «Rischi e opportunità dei processi», «Organigramma, ruoli e responsabilità».
   • Sistema documentato emessoDopo «La direzione rilegge e approva i documenti».
3. 3

   Formazione e avvio

   settimane 10–24
   • Formazione del personale sul sistema e sui processiDopo «Sistema documentato emesso».
   • Formazione degli auditor interniDopo «Sistema documentato emesso».
   • Il sistema funziona: registrazioni, indicatori, non conformitàDopo «Formazione del personale sul sistema e sui processi».
   • Affiancamento al referente del sistemaDopo «Formazione del personale sul sistema e sui processi».
4. 4

   Audit interno e riesame

   settimane 21–24
   • Programma degli audit interniDopo «Formazione degli auditor interni».
   • Audit interno su tutti i processiDopo «Programma degli audit interni».
   • Trattamento dei rilievi e azioni correttiveDopo «Audit interno su tutti i processi».
   • Riesame della direzioneDopo «Trattamento dei rilievi e azioni correttive», «Il sistema funziona: registrazioni, indicatori, non conformità», «Affiancamento al referente del sistema».
   • Sistema pronto per la certificazioneDopo «Riesame della direzione».
5. 5

   Certificazione

   settimane 10–32
   • Offerte degli enti accreditati e scelta dell'enteDopo «Sistema documentato emesso».
   • Audit di prima fase: documenti e preparazioneDopo «Sistema pronto per la certificazione», «Offerte degli enti accreditati e scelta dell'ente».
   • Chiusura dei rilievi della prima faseDopo «Audit di prima fase: documenti e preparazione».
   • Audit di seconda fase sui processiDopo «Chiusura dei rilievi della prima fase».
   • Piano delle azioni per i rilievi della seconda faseDopo «Audit di seconda fase sui processi».
   • Delibera di certificazione dell'enteDopo «Piano delle azioni per i rilievi della seconda fase».
   • Certificato ISO 9001 rilasciatoDopo «Delibera di certificazione dell'ente».
   • Calendario degli audit di sorveglianzaDopo «Certificato ISO 9001 rilasciato».

I rischi tipici

• Poco tempo della direzione e dei responsabili

  Alto · 12

  Interviste rimandate e documenti che restano da rileggere per settimane: il calendario slitta e l'audit si sposta.

  Mitigare: Date delle interviste e delle approvazioni nel piano firmato dalla direzione; un referente del sistema con ore dedicate.

• Un sistema di carta

  Alto · 12

  Procedure scritte per l'ente e non per chi lavora: nessuno le usa, e all'audit si vede.

  Mitigare: Documenti brevi, scritti con chi lavora e sui moduli già in uso; ogni documento provato nel lavoro prima dell'emissione.

• Registrazioni insufficienti all'audit

  Alto · 12

  Il sistema è partito tardi o a metà: all'ente mancano le prove che funziona.

  Mitigare: Affiancamento mensile con il controllo a campione; data dell'audit dell'ente fissata solo dopo tre mesi di registrazioni.

• Non conformità maggiori in seconda fase

  Medio · 8

  Un requisito non applicato blocca la certificazione fino alla verifica delle azioni.

  Mitigare: Audit interno su tutti i processi con un auditor che non li ha scritti; rilievi chiusi prima del riesame.

• L'ente non ha date disponibili

  Medio · 6

  Con l'ente scelto tardi gli audit cadono mesi dopo il riesame.

  Evitare: Offerte degli enti appena emesso il sistema; date della prima fase prenotate subito.

• Il referente del sistema lascia l'azienda

  Medio · 8

  Con una persona sola che conosce il sistema, la sua uscita lo ferma.

  Mitigare: Due persone formate come auditor interni; documenti e registrazioni in un posto condiviso.

La commessa

A corpo, fatturata a rate alle milestone · 5 voci. Importi e tariffe li metti tu.

• Analisi iniziale
• Processi e documenti
• Formazione e avvio
• Audit interno e riesame
• Assistenza alla certificazione

Le rate

• Anticipo alla firma dell'incarico: 30 %, alla milestone «Incarico firmato»
• Sistema documentato emesso: 30 %, alla milestone «Sistema documentato emesso»
• Sistema pronto per la certificazione: 20 %, alla milestone «Sistema pronto per la certificazione»
• Certificato rilasciato: 20 %, alla milestone «Certificato ISO 9001 rilasciato»

Le pagine dei documenti

• Traccia delle interviste
• Piano dell'audit interno
• Verbale del riesame della direzione