Chiusura del progetto e lezioni apprese

Le fasi

1. 1

   Accettazione

   settimane 1–2
   • Ultima consegna al cliente
   • Verifica delle consegne contro i criteri di accettazioneDopo «Ultima consegna al cliente».
   • Documentazione finale al clienteDopo «Ultima consegna al cliente».
   • Elenco delle riserve e dei lavori residuiDopo «Verifica delle consegne contro i criteri di accettazione».
   • Chiusura delle riserveDopo «Elenco delle riserve e dei lavori residui».
   • Passaggio all'esercizio o all'assistenzaDopo «Documentazione finale al cliente».
   • Il cliente firma il verbale di accettazioneDopo «Chiusura delle riserve», «Passaggio all'esercizio o all'assistenza».
   • Progetto accettato dal clienteDopo «Il cliente firma il verbale di accettazione».
2. 2

   Chiusura amministrativa

   settimane 1–3
   • Chiusura degli ordini ai fornitoriDopo «Verifica delle consegne contro i criteri di accettazione».
   • Ultime ore registrate e periodo chiusoDopo «Progetto accettato dal cliente».
   • Fattura del saldoDopo «Progetto accettato dal cliente».
   • Consuntivo della commessaDopo «Ultime ore registrate e periodo chiuso», «Chiusura degli ordini ai fornitori», «Fattura del saldo».
   • Persone rilasciate e carico liberatoDopo «Ultime ore registrate e periodo chiuso».
   • Accessi chiusiDopo «Ultime ore registrate e periodo chiuso».
   • Commessa chiusaDopo «Consuntivo della commessa», «Persone rilasciate e carico liberato», «Accessi chiusi».
3. 3

   Lezioni apprese

   settimane 2–3
   • Questionario di soddisfazione al clienteDopo «Progetto accettato dal cliente».
   • Dati del progetto: piano contro realtàDopo «Progetto accettato dal cliente».
   • Laboratorio delle lezioni apprese con il teamDopo «Dati del progetto: piano contro realtà».
   • Lezioni scritte come azioniDopo «Laboratorio delle lezioni apprese con il team».
   • Lezioni apprese pubblicateDopo «Lezioni scritte come azioni».
   • Modelli di progetto e stime di riferimento aggiornatiDopo «Lezioni apprese pubblicate».
4. 4

   Archivio

   settimane 2–3
   • Documenti del progetto in un solo postoDopo «Progetto accettato dal cliente».
   • Dati personali che non servono piùDopo «Documenti del progetto in un solo posto».
   • Relazione di chiusura del progettoDopo «Commessa chiusa», «Lezioni apprese pubblicate».
   • Chiusura comunicata al cliente e agli stakeholderDopo «Relazione di chiusura del progetto».
   • Progetto chiusoDopo «Chiusura comunicata al cliente e agli stakeholder», «Dati personali che non servono più», «Modelli di progetto e stime di riferimento aggiornati», «Questionario di soddisfazione al cliente».

I rischi tipici

• Il cliente non firma l'accettazione

  Alto · 12

  Riserve che non finiscono mai, richieste nuove presentate come difetti: il saldo non arriva e il team resta legato al progetto.

  Mitigare: Criteri di accettazione del contratto come unico riferimento; difetti e richieste nuove su due elenchi separati. Nei contratti d'appalto, se il committente, invitato a verificare, non lo fa senza giusti motivi o non comunica l'esito entro un breve termine, l'opera si considera accettata (art. 1665 c.c.): l'invito si fa per iscritto.

• Il team passa ad altro prima della chiusura

  Alto · 12

  Le persone sono già su un nuovo progetto: riserve, documentazione e passaggio all'assistenza si trascinano per settimane.

  Mitigare: Ore della chiusura stimate e prenotate nel carico; rilascio delle persone solo dopo l'accettazione, deciso con i responsabili.

• Saldo bloccato

  Alto · 12

  Una contestazione, un documento mancante o un ordine del cliente non aggiornato fermano la fattura del saldo.

  Mitigare: Verifica con l'amministrazione del cliente dei documenti che chiede per pagare, prima dell'accettazione; varianti approvate già nell'ordine.

• Costi che arrivano dopo la chiusura

  Medio · 6

  Fatture dei fornitori in ritardo, interventi in garanzia: il margine cambia a commessa chiusa e nessuno se ne accorge.

  Mitigare: Ordini ai fornitori chiusi prima del consuntivo; una stima dei costi di garanzia nel consuntivo.

• Lezioni apprese che nessuno rilegge

  Medio · 8

  Un documento ben scritto in una cartella: al progetto dopo si ripetono gli stessi errori.

  Mitigare: Ogni lezione diventa una modifica a un modello, a una lista di controllo o a una stima, con chi la fa e una data.

• Il laboratorio diventa un processo alle persone

  Medio · 6

  Si cercano colpevoli invece di cause: chi ha sbagliato tace, e le lezioni vere restano fuori.

  Evitare: Regole lette all'inizio; si parte dai dati del progetto; si parla di decisioni e processi, mai di persone.

Le pagine dei documenti

• Verbale di accettazione delle consegne
• Lista di controllo della chiusura
• Traccia del laboratorio delle lezioni apprese
• Relazione di chiusura del progetto