Organizzazione di un congresso

Le fasi

1. 1

   Impostazione e sede

   settimane 1–9
   • Congresso deliberato dal consiglio direttivo
   • Nomina del comitato scientifico e del comitato organizzatoreDopo «Congresso deliberato dal consiglio direttivo».
   • Formato del congresso: giornate, sessioni, partecipanti attesiDopo «Congresso deliberato dal consiglio direttivo».
   • Budget e punto di pareggioDopo «Formato del congresso: giornate, sessioni, partecipanti attesi».
   • Ricerca della sede e sopralluoghiDopo «Formato del congresso: giornate, sessioni, partecipanti attesi».
   • Contratto con la sede congressualeDopo «Ricerca della sede e sopralluoghi», «Budget e punto di pareggio».
   • Sede e date confermateDopo «Contratto con la sede congressuale».
   • Contingente di camere negli alberghiDopo «Sede e date confermate».
2. 2

   Programma scientifico

   settimane 7–47
   • Temi e struttura delle sessioniDopo «Nomina del comitato scientifico e del comitato organizzatore», «Sede e date confermate».
   • Inviti ai relatori principaliDopo «Temi e struttura delle sessioni».
   • Invito a inviare i contributi, con regole e scadenzeDopo «Temi e struttura delle sessioni».
   • Programma preliminare pubblicatoDopo «Inviti ai relatori principali».
   • Raccolta dei contributiDopo «Invito a inviare i contributi, con regole e scadenze».
   • Revisione dei contributi da parte dei revisoriDopo «Raccolta dei contributi».
   • Esiti agli autori e assegnazione a comunicazioni orali e posterDopo «Revisione dei contributi da parte dei revisori».
   • Programma definitivo con moderatori e orariDopo «Esiti agli autori e assegnazione a comunicazioni orali e poster», «Programma preliminare pubblicato».
   • Programma definitivo pubblicatoDopo «Programma definitivo con moderatori e orari».
   • Domanda di accreditamento dei crediti formativiDopo «Programma definitivo pubblicato».
   • Volume degli abstractDopo «Programma definitivo pubblicato».
   • Raccolta delle presentazioni dei relatoriDopo «Programma definitivo pubblicato».
3. 3

   Sponsor ed espositori

   settimane 4–39
   • Prospetto delle sponsorizzazioniDopo «Budget e punto di pareggio».
   • Proposte alle aziende e incontriDopo «Prospetto delle sponsorizzazioni», «Sede e date confermate».
   • Contratti di sponsorizzazione e fatture d'accontoDopo «Proposte alle aziende e incontri».
   • Sponsor confermatiDopo «Contratti di sponsorizzazione e fatture d'acconto».
   • Planimetria dell'area espositiva e assegnazione degli spaziDopo «Sponsor confermati».
   • Manuale dell'espositoreDopo «Planimetria dell'area espositiva e assegnazione degli spazi».
   • Loghi, inserti e materiali degli sponsorDopo «Planimetria dell'area espositiva e assegnazione degli spazi».
4. 4

   Iscrizioni e ospitalità

   settimane 9–48
   • Piattaforma delle iscrizioni e dei pagamentiDopo «Budget e punto di pareggio», «Sede e date confermate».
   • Sito del congressoDopo «Sede e date confermate».
   • Iscrizioni aperteDopo «Piattaforma delle iscrizioni e dei pagamenti», «Sito del congresso», «Programma preliminare pubblicato».
   • Gestione delle iscrizioni e dei pagamentiDopo «Iscrizioni aperte».
   • Fine della quota ridottaDopo «Iscrizioni aperte».
   • Viaggi e alloggi dei relatori invitatiDopo «Programma definitivo pubblicato».
   • Cena socialeDopo «Budget e punto di pareggio».
   • Verifica del contingente e rilascio delle camereDopo «Contingente di camere negli alberghi».
5. 5

   Fornitori e logistica

   settimane 27–48
   • Fornitori di audio, video, interpretariato e cateringDopo «Sede e date confermate», «Sponsor confermati».
   • App del congresso e segnaleticaDopo «Programma definitivo pubblicato».
   • Hostess, tecnici di sala e segreteria in sedeDopo «Fornitori di audio, video, interpretariato e catering».
   • Piano di sicurezza ed emergenza con la sedeDopo «Fornitori di audio, video, interpretariato e catering».
   • Badge, borse congressuali e stampatiDopo «App del congresso e segnaletica», «Loghi, inserti e materiali degli sponsor».
   • Prova generale delle sale e briefing dello staffDopo «Hostess, tecnici di sala e segreteria in sede», «Piano di sicurezza ed emergenza con la sede», «Badge, borse congressuali e stampati», «Raccolta delle presentazioni dei relatori».
6. 6

   Congresso e chiusura

   settimane 48–52
   • Giornate del congressoDopo «Prova generale delle sale e briefing dello staff».
   • Attestati di partecipazione e creditiDopo «Giornate del congresso».
   • Questionario di gradimentoDopo «Giornate del congresso».
   • Rendiconto agli sponsorDopo «Giornate del congresso».
   • Pubblicazione degli atti e delle presentazioni autorizzateDopo «Giornate del congresso».
   • Consuntivo economicoDopo «Giornate del congresso».
   • Relazione finale al consiglio direttivoDopo «Consuntivo economico», «Questionario di gradimento», «Rendiconto agli sponsor».
   • Congresso chiusoDopo «Relazione finale al consiglio direttivo», «Attestati di partecipazione e crediti», «Pubblicazione degli atti e delle presentazioni autorizzate».

I rischi tipici

• Iscrizioni sotto il punto di pareggio

  Critico · 15

  Le iscrizioni arrivano tardi o in numero minore delle edizioni precedenti: a costi fissi già impegnati, il congresso chiude in perdita.

  Mitigare: Iscritti a confronto con il punto di pareggio ogni settimana; quota ridotta con una scadenza vera; contratto della sede con penali a scaglioni e minimi di ristorazione rivedibili.

• Sponsorizzazioni sotto le attese

  Alto · 12

  Le aziende riducono i budget o decidono tardi: mancano entrate su cui il budget contava.

  Mitigare: Prospetto pronto entro il primo mese; contatti con le aziende delle edizioni precedenti prima di tutto; budget con uno scenario a sponsor ridotti.

• Un relatore principale rinuncia

  Medio · 9

  Impegni, salute o viaggi annullati: una sessione resta senza il suo intervento più atteso.

  Mitigare: Per ogni sessione un sostituto indicato dal comitato; collegamento a distanza previsto nella regia; viaggi prenotati con tariffe modificabili.

• Penali sul contingente alberghiero

  Medio · 9

  Le camere bloccate restano invendute oltre la data di rilascio: gli alberghi fatturano le penali.

  Mitigare: Contingente dimensionato sulle edizioni precedenti; date di rilascio scaglionate nel contratto; verifica delle prenotazioni prima di ogni data.

• Crediti formativi respinti o in ritardo

  Medio · 8

  Domanda di accreditamento incompleta o fuori termine: il congresso perde i crediti, e con loro una parte degli iscritti.

  Evitare: Requisiti del provider o dell'ordine letti all'impostazione del programma; curricula e dichiarazioni dei relatori raccolti con l'invito.

Le pagine dei documenti

• Scheda del congresso
• Griglia di valutazione dei contributi