Evento aziendale

Le fasi

1. 1

   Concept e budget

   settimane 1–3
   • Incarico firmato e data dell'evento fissata
   • Brief: obiettivo, pubblico, numero di ospiti, budgetDopo «Incarico firmato e data dell'evento fissata».
   • Concept dell'evento: formato, titolo, filo conduttoreDopo «Brief: obiettivo, pubblico, numero di ospiti, budget».
   • Programma di massima della giornataDopo «Concept dell'evento: formato, titolo, filo conduttore».
   • Budget preventivo per voceDopo «Concept dell'evento: formato, titolo, filo conduttore».
   • Presentazione di concept e budget al clienteDopo «Programma di massima della giornata», «Budget preventivo per voce».
   • Concept e budget approvatiDopo «Presentazione di concept e budget al cliente».
2. 2

   Location e fornitori

   settimane 1–8
   • Tre location libere sulla dataDopo «Brief: obiettivo, pubblico, numero di ospiti, budget».
   • Sopralluoghi alle location con il clienteDopo «Tre location libere sulla data».
   • Opzione e contratto con la locationDopo «Sopralluoghi alle location con il cliente», «Concept e budget approvati».
   • Location confermataDopo «Opzione e contratto con la location».
   • Assicurazione di responsabilità civile dell'eventoDopo «Location confermata».
   • Preventivi e scelta dei fornitori6 sottotaskDopo «Location confermata».
   • Conferme scritte ai fornitori con orari e penaliDopo «Preventivi e scelta dei fornitori».
   • Fornitori confermatiDopo «Conferme scritte ai fornitori con orari e penali», «Assicurazione di responsabilità civile dell'evento».
   • Piano di emergenza della location e documenti dei fornitoriDopo «Fornitori confermati».
   • SIAE e permessi del Comune, se servonoDopo «Fornitori confermati».
3. 3

   Comunicazione e iscrizioni

   settimane 3–10
   • Invito ai relatori e confermeDopo «Concept e budget approvati».
   • Grafica dell'evento: titolo, inviti, materialiDopo «Concept e budget approvati».
   • Annuncio della data agli ospitiDopo «Location confermata».
   • Pagina e modulo d'iscrizioneDopo «Grafica dell'evento: titolo, inviti, materiali», «Location confermata».
   • Invio degli invitiDopo «Pagina e modulo d'iscrizione».
   • Iscrizioni aperteDopo «Invio degli inviti».
   • Solleciti e gestione delle iscrizioniDopo «Invio degli inviti».
   • Programma definitivo e presentazioni dei relatoriDopo «Invito ai relatori e conferme».
   • Iscrizioni chiuseDopo «Iscrizioni aperte».
   • Promemoria agli iscritti con le informazioni praticheDopo «Iscrizioni chiuse».
4. 4

   Allestimento

   settimane 7–11
   • Planimetria della sala e progetto dell'allestimentoDopo «Fornitori confermati».
   • Esecutivi di stampa: fondale, segnaletica, badgeDopo «Planimetria della sala e progetto dell'allestimento», «Grafica dell'evento: titolo, inviti, materiali».
   • Stampa e produzione dei materialiDopo «Esecutivi di stampa: fondale, segnaletica, badge».
   • Scaletta tecnica minuto per minutoDopo «Programma definitivo e presentazioni dei relatori», «Planimetria della sala e progetto dell'allestimento».
   • Presentazioni raccolte e prove con i relatoriDopo «Scaletta tecnica minuto per minuto».
   • Elenco degli iscritti, badge e postiDopo «Iscrizioni chiuse», «Stampa e produzione dei materiali».
   • Riunione operativa con fornitori e staffDopo «Presentazioni raccolte e prove con i relatori», «Elenco degli iscritti, badge e posti».
   • Montaggio e prove tecniche in salaDopo «Riunione operativa con fornitori e staff», «Piano di emergenza della location e documenti dei fornitori», «SIAE e permessi del Comune, se servono».
   • Sala prontaDopo «Montaggio e prove tecniche in sala».
5. 5

   Evento e chiusura

   settimane 11–12
   • Giornata dell'evento: regia, accoglienza, tempiDopo «Sala pronta», «Promemoria agli iscritti con le informazioni pratiche».
   • Evento svoltoDopo «Giornata dell'evento: regia, accoglienza, tempi».
   • Smontaggio e riconsegna della salaDopo «Giornata dell'evento: regia, accoglienza, tempi».
   • Ringraziamenti, foto e presentazioni agli ospitiDopo «Evento svolto».
   • Questionario di gradimentoDopo «Evento svolto».
   • Consuntivo dei costi con le fatture dei fornitoriDopo «Smontaggio e riconsegna della sala».
   • Report finale dell'eventoDopo «Questionario di gradimento», «Consuntivo dei costi con le fatture dei fornitori», «Ringraziamenti, foto e presentazioni agli ospiti».
   • Evento chiuso e consuntivo approvatoDopo «Report finale dell'evento».

I rischi tipici

• Iscrizioni sotto le attese

  Alto · 12

  Inviti partiti tardi, data affollata o un programma poco chiaro: la sala resta mezza vuota davanti ai relatori.

  Mitigare: Annuncio della data appena confermata la location; obiettivo di iscritti con le soglie per i solleciti; dopo due settimane sotto la metà dell'obiettivo, inviti personali dai commerciali del cliente.

• Un relatore rinuncia all'ultimo

  Medio · 9

  Malattia, impegni, voli cancellati: un buco nel programma a pochi giorni dall'evento.

  Mitigare: Un relatore di riserva interno al cliente per ogni sessione; collegamento a distanza provato come alternativa; presentazioni raccolte una settimana prima.

• Costi extra dei fornitori

  Medio · 9

  Ore di montaggio in più, coperti aggiuntivi, servizi chiesti sul posto: il consuntivo supera il budget approvato.

  Mitigare: Conferme scritte con orari e quantità; un solo referente che autorizza gli extra il giorno dell'evento; riserva per gli imprevisti nel budget.

• Audio, video o collegamento che si guastano in sala

  Alto · 12

  Un microfono muto, una presentazione che non parte, la diretta che cade: davanti a tutti gli ospiti.

  Mitigare: Prove complete il giorno prima; microfoni e computer di riserva; linea internet dedicata per la diretta; un tecnico in regia per tutta la giornata.

• La location non è più disponibile o non basta

  Alto · 10

  Un'opzione scaduta o una capienza letta male: si cerca un'altra sala con gli inviti già partiti.

  Evitare: Contratto prima dell'annuncio della data; capienza autorizzata scritta nel contratto per la disposizione scelta; scadenze delle opzioni nel piano.

• Un incidente o un malore durante l'evento

  Medio · 8

  Un ospite cade, un fornitore si ferisce durante il montaggio, qualcuno si sente male in sala.

  Trasferire: Assicurazione di responsabilità civile per la giornata; piano di emergenza della location condiviso con lo staff; documenti di sicurezza dei fornitori controllati prima del montaggio.

• Allergie e intolleranze non gestite

  Medio · 8

  Le esigenze raccolte all'iscrizione non arrivano al catering, o i piatti non sono riconoscibili: un ospite sta male.

  Evitare: Esigenze raccolte nel modulo e passate al catering per nome; allergeni indicati per ogni piatto; un piatto alternativo sempre pronto.

La commessa

A corpo, fatturata a rate alle milestone · 5 voci. Importi e tariffe li metti tu.

• Concept e budget
• Location e fornitori
• Comunicazione e iscrizioni
• Allestimento e regia
• Giornata dell'evento e chiusura

Le rate

• Anticipo alla firma dell'incarico: 30 %, alla milestone «Incarico firmato e data dell'evento fissata»
• Fornitori confermati: 30 %, alla milestone «Fornitori confermati»
• Consuntivo approvato: 40 %, alla milestone «Evento chiuso e consuntivo approvato»

Le pagine dei documenti

• Scheda dell'evento
• Scaletta della giornata
• Lista di controllo del giorno dell'evento