Processo di gestione dei rischi

Le fasi

1. 1

   Pianificazione

   settimane 1–2
   • Avvio del processo dei rischi
   • Obiettivi del progetto e propensione al rischioDopo «Avvio del processo dei rischi».
   • Scale di probabilità e impattoDopo «Obiettivi del progetto e propensione al rischio».
   • Categorie dei rischiDopo «Obiettivi del progetto e propensione al rischio».
   • Ruoli, frequenza delle revisioni e soglie di escalationDopo «Scale di probabilità e impatto».
   • Piano di gestione dei rischiDopo «Scale di probabilità e impatto», «Categorie dei rischi», «Ruoli, frequenza delle revisioni e soglie di escalation».
   • Piano di gestione dei rischi approvato dallo sponsorDopo «Piano di gestione dei rischi».
2. 2

   Identificazione

   settimane 2–4
   • Analisi dei documenti del progettoDopo «Piano di gestione dei rischi approvato dallo sponsor».
   • Verifica delle assunzioniDopo «Analisi dei documenti del progetto».
   • Laboratori di identificazione con il gruppo di progetto4 sottotaskDopo «Piano di gestione dei rischi approvato dallo sponsor».
   • Colloqui con cliente, fornitori ed espertiDopo «Piano di gestione dei rischi approvato dallo sponsor».
   • Opportunità da cogliereDopo «Laboratori di identificazione con il gruppo di progetto».
   • Ogni rischio scritto come causa, evento ed effettoDopo «Laboratori di identificazione con il gruppo di progetto», «Colloqui con cliente, fornitori ed esperti», «Verifica delle assunzioni».
   • Registro dei rischi popolatoDopo «Ogni rischio scritto come causa, evento ed effetto», «Opportunità da cogliere».
3. 3

   Analisi

   settimane 4–5
   • Probabilità e impatto di ogni rischioDopo «Registro dei rischi popolato».
   • Matrice dei rischi e prioritàDopo «Probabilità e impatto di ogni rischio».
   • Un owner per ogni rischioDopo «Probabilità e impatto di ogni rischio».
   • Impatto in giorni e in euro dei rischi altiDopo «Matrice dei rischi e priorità».
   • Rischi principali presentati allo sponsorDopo «Impatto in giorni e in euro dei rischi alti», «Un owner per ogni rischio».
   • Analisi condivisa con lo sponsorDopo «Rischi principali presentati allo sponsor».
4. 4

   Risposte

   settimane 5–6
   • Strategia per ogni rischio alto e criticoDopo «Analisi condivisa con lo sponsor».
   • Azioni di risposta come task nel pianoDopo «Strategia per ogni rischio alto e critico».
   • Piani di contingenza e segnali d'allarmeDopo «Strategia per ogni rischio alto e critico».
   • Rischi residui e rischi nati dalle risposteDopo «Azioni di risposta come task nel piano», «Piani di contingenza e segnali d'allarme».
   • Riserva di contingenza approvataDopo «Rischi residui e rischi nati dalle risposte».
   • Risposte e riserva approvateDopo «Riserva di contingenza approvata».
5. 5

   Monitoraggio

   settimane 6–8
   • Rischi nello status report settimanaleDopo «Risposte e riserva approvate».
   • Prima revisione del registroDopo «Risposte e riserva approvate».
   • Rischi occorsi trasformati in issueDopo «Prima revisione del registro».
   • Seconda revisione del registroDopo «Prima revisione del registro».
   • Verifica dell'efficacia delle risposteDopo «Seconda revisione del registro».
   • Lezioni sul processo dei rischiDopo «Verifica dell'efficacia delle risposte».
   • Processo dei rischi a regimeDopo «Lezioni sul processo dei rischi», «Rischi nello status report settimanale», «Rischi occorsi trasformati in issue».

I rischi tipici

• Registro compilato una volta e poi dimenticato

  Critico · 16

  Il registro nasce per il piano o per il cliente e nessuno lo riapre: i rischi cambiano, il registro no, e i problemi arrivano senza preavviso.

  Mitigare: Revisioni in calendario ogni due settimane; i rischi nello status report; la data di revisione di ogni rischio in vista, con quelle scadute in evidenza.

• Rischi scritti come etichette

  Alto · 12

  «Ritardi», «budget», «fornitori»: voci che non dicono che cosa può succedere né che cosa fare, e che nessuno sa valutare.

  Mitigare: Ogni rischio scritto come causa, evento ed effetto prima dell'analisi; quelli che non si riescono a scrivere così si riformulano o si tolgono.

• Owner senza tempo né autorità

  Medio · 9

  I rischi vanno a chi era nella stanza, non a chi può agire: le azioni restano ferme.

  Mitigare: Owner scelto per la capacità di agire; le azioni di risposta come task con stima nel suo carico; i rischi senza owner possibile vanno allo sponsor.

• Valutazioni ottimistiche

  Medio · 9

  Nessuno vuole sembrare pessimista davanti allo sponsor: le probabilità scendono, gli impatti si arrotondano per difetto.

  Mitigare: Voto in silenzio prima della discussione; scale con esempi concreti; confronto con quanto è successo in progetti simili.

• Chi segnala un rischio passa per disfattista

  Alto · 12

  Nel gruppo chi porta un rischio viene zittito o incaricato di risolverlo da solo: i rischi veri restano nascosti.

  Mitigare: Lo sponsor apre il primo laboratorio dicendo che i rischi trovati presto sono un merito; chi segnala non diventa owner per forza.

• Riserva di contingenza tagliata

  Alto · 12

  Lo sponsor o il commerciale tolgono la riserva per far tornare il prezzo o la data: il primo rischio che succede diventa un ritardo.

  Scalare: Riserva motivata rischio per rischio con l'esposizione; se viene tolta, lo sponsor firma l'accettazione dei rischi che restano scoperti.

• Rischi del contratto ignorati

  Medio · 8

  Penali, garanzie e responsabilità restano nell'ufficio legale: il gruppo di progetto non sa quali date costano davvero.

  Mitigare: Analisi del contratto all'inizio dell'identificazione, con chi lo ha negoziato; le milestone con penale segnate nel piano.

Le pagine dei documenti

• Piano di gestione dei rischi
• Scheda di un rischio
• Revisione del registro dei rischi