Implementazione di un ERP

Le fasi

1. 1

   Analisi

   settimane 1–7
   • Contratto firmato
   • Riunione di avvio con la direzione e gli utenti chiaveDopo «Contratto firmato».
   • Comitato guida, utenti chiave e calendario dei workshopDopo «Riunione di avvio con la direzione e gli utenti chiave».
   • Workshop sui processi, area per area6 sottotaskDopo «Comitato guida, utenti chiave e calendario dei workshop».
   • Interfacce con gli altri sistemiDopo «Comitato guida, utenti chiave e calendario dei workshop».
   • Analisi fit-gap: standard, configurazione, personalizzazioneDopo «Workshop sui processi, area per area», «Interfacce con gli altri sistemi».
   • Documento di analisi e disegno della soluzioneDopo «Analisi fit-gap: standard, configurazione, personalizzazione».
   • La direzione approva l'analisi e le personalizzazioniDopo «Documento di analisi e disegno della soluzione».
   • Analisi approvataDopo «La direzione approva l'analisi e le personalizzazioni».
2. 2

   Configurazione

   settimane 8–18
   • Ambiente di prova e ambiente di produzioneDopo «Analisi approvata».
   • Dati dell'azienda, esercizi, numerazioni e tabelle di baseDopo «Ambiente di prova e ambiente di produzione».
   • Piano dei conti, causali contabili e codici IVADopo «Ambiente di prova e ambiente di produzione».
   • Ciclo attivo: listini, offerte, ordini, DDT, fattureDopo «Piano dei conti, causali contabili e codici IVA», «Dati dell'azienda, esercizi, numerazioni e tabelle di base».
   • Magazzino: depositi, causali, lotti, criteri di valorizzazioneDopo «Dati dell'azienda, esercizi, numerazioni e tabelle di base».
   • Ciclo passivo: ordini ai fornitori, ricevimenti, registrazione delle fattureDopo «Piano dei conti, causali contabili e codici IVA».
   • Fattura elettronica attiva e passiva e conservazione digitaleDopo «Piano dei conti, causali contabili e codici IVA».
   • Produzione: distinte base, cicli, ordini di lavoroDopo «Magazzino: depositi, causali, lotti, criteri di valorizzazione».
   • Stampe dei documenti: offerta, conferma d'ordine, DDT, copia di cortesia della fatturaDopo «Ciclo attivo: listini, offerte, ordini, DDT, fatture».
   • Personalizzazioni approvate nell'analisiDopo «Ambiente di prova e ambiente di produzione».
   • Sviluppo e prova delle interfacceDopo «Ambiente di prova e ambiente di produzione».
   • Ruoli e autorizzazioni degli utentiDopo «Ciclo attivo: listini, offerte, ordini, DDT, fatture», «Ciclo passivo: ordini ai fornitori, ricevimenti, registrazione delle fatture», «Produzione: distinte base, cicli, ordini di lavoro».
   • Simulazione dei processi dall'inizio alla fine con gli utenti chiaveDopo «Fattura elettronica attiva e passiva e conservazione digitale», «Stampe dei documenti: offerta, conferma d'ordine, DDT, copia di cortesia della fattura», «Ruoli e autorizzazioni degli utenti», «Prima prova di caricamento e controllo».
   • Collaudo della configurazione con gli utenti chiaveDopo «Simulazione dei processi dall'inizio alla fine con gli utenti chiave», «Personalizzazioni approvate nell'analisi», «Sviluppo e prova delle interfacce».
   • Configurazione collaudataDopo «Collaudo della configurazione con gli utenti chiave».
3. 3

   Migrazione dei dati

   settimane 8–29
   • Che cosa si migra e da quandoDopo «Analisi approvata».
   • Bonifica delle anagrafiche nel vecchio sistemaDopo «Che cosa si migra e da quando».
   • Estrazione e trasformazione dei datiDopo «Che cosa si migra e da quando».
   • Prima prova di caricamento e controlloDopo «Estrazione e trasformazione dei dati».
   • Seconda prova di caricamento, sui dati bonificatiDopo «Configurazione collaudata», «Bonifica delle anagrafiche nel vecchio sistema».
   • Inventario fisico di magazzinoDopo «Seconda prova di caricamento, sui dati bonificati».
   • Caricamento di anagrafiche aggiornate, partite aperte e giacenze inizialiDopo «Decisione di avvio con il comitato guida», «Inventario fisico di magazzino».
   • Quadratura con il vecchio sistemaDopo «Caricamento di anagrafiche aggiornate, partite aperte e giacenze iniziali».
   • Dati iniziali quadratiDopo «Quadratura con il vecchio sistema».
   • Saldi contabili d'apertura, dopo la chiusura del vecchio sistemaDopo «Avvio in produzione».
4. 4

   Formazione

   settimane 18–25
   • Piano della formazione per ruoloDopo «Configurazione collaudata».
   • Manuali operativi per ruoloDopo «Piano della formazione per ruolo».
   • Formazione approfondita degli utenti chiaveDopo «Piano della formazione per ruolo».
   • Formazione degli utenti finali, reparto per repartoDopo «Manuali operativi per ruolo», «Formazione approfondita degli utenti chiave».
   • Esercitazioni degli utenti in ambiente di provaDopo «Formazione degli utenti finali, reparto per reparto».
   • Utenti formatiDopo «Esercitazioni degli utenti in ambiente di prova».
5. 5

   Avvio e assistenza

   settimane 23–30
   • Piano di avvio e di ritorno indietroDopo «Seconda prova di caricamento, sui dati bonificati».
   • Prova generale dell'avvio con i tempi veriDopo «Piano di avvio e di ritorno indietro».
   • Decisione di avvio con il comitato guidaDopo «Prova generale dell'avvio con i tempi veri», «Utenti formati».
   • Avvio in produzioneDopo «Dati iniziali quadrati».
   • Presidio in azienda nelle prime due settimaneDopo «Avvio in produzione».
   • Assistenza alla prima liquidazione IVA e alla prima chiusura del meseDopo «Presidio in azienda nelle prime due settimane».
   • Richieste aperte dopo l'avvio: correzioni e pianoDopo «Presidio in azienda nelle prime due settimane».
   • Verifica finale con il comitato guidaDopo «Assistenza alla prima liquidazione IVA e alla prima chiusura del mese», «Richieste aperte dopo l'avvio: correzioni e piano», «Saldi contabili d'apertura, dopo la chiusura del vecchio sistema».
   • Fine del progetto e passaggio all'assistenzaDopo «Verifica finale con il comitato guida».

I rischi tipici

• Utenti chiave senza tempo per il progetto

  Critico · 20

  Gli utenti chiave fanno anche il lavoro di sempre: workshop rimandati, prove non fatte, e all'avvio nessuno conosce il sistema.

  Mitigare: Tempo dedicato scritto nell'organizzazione del progetto e approvato dalla direzione; sostituti per il lavoro quotidiano nei mesi più pesanti; presenze ai workshop riportate al comitato guida.

• Personalizzazioni che crescono

  Critico · 16

  Ogni reparto vuole il gestionale uguale al vecchio: le personalizzazioni si moltiplicano, costano e complicano ogni aggiornamento futuro.

  Mitigare: Prima di personalizzare si valuta di cambiare il processo; ogni personalizzazione nella matrice fit-gap con stima e approvazione; le richieste nuove passano dal comitato guida.

• Dati di partenza sporchi

  Critico · 16

  Articoli doppi, clienti senza partita IVA, distinte non aggiornate: il nuovo sistema parte con gli errori del vecchio, o non parte.

  Mitigare: Bonifica nel vecchio sistema guidata dall'elenco delle anomalie di ogni prova; due prove di caricamento complete prima della prova generale.

• Avvio a ridosso di scadenze fiscali o picchi di lavoro

  Alto · 12

  Un avvio a metà mese, sotto una liquidazione o nel picco stagionale lascia amministrazione e magazzino senza il tempo per imparare.

  Evitare: Avvio il primo giorno di un mese, lontano da scadenze e picchi, meglio a inizio esercizio. La data si decide alla riunione di avvio e si difende.

• Resistenza al cambiamento

  Medio · 9

  Chi usa il vecchio sistema da anni continua con i fogli di calcolo accanto al nuovo, e i dati si sdoppiano.

  Mitigare: Gli utenti chiave formano i colleghi del reparto; esercitazioni su casi del proprio lavoro; fogli paralleli tolti dopo il primo mese, con la direzione d'accordo.

• Interfacce con gli altri sistemi in ritardo

  Medio · 9

  Il fornitore dell'e-commerce o delle presenze non adegua la sua parte in tempo, e l'avvio aspetta un collegamento.

  Mitigare: Fornitori coinvolti dall'analisi, con le loro date nel piano; per ogni interfaccia un modo provvisorio di lavorare se non è pronta.

• Fatture elettroniche scartate dopo l'avvio

  Alto · 12

  Codici natura, aliquote o dati del cliente sbagliati: il Sistema di Interscambio scarta le fatture dei primi giorni.

  Mitigare: Ogni tipo di documento provato prima dell'avvio; notifiche controllate ogni giorno durante il presidio; una fattura scartata si riemette entro cinque giorni, con lo stesso numero e la stessa data.

La commessa

A corpo, fatturata a rate alle milestone · 5 voci. Importi e tariffe li metti tu.

• Analisi e fit-gap
• Configurazione e personalizzazioni
• Migrazione dei dati
• Formazione
• Avvio e assistenza

Le rate

• Anticipo alla firma del contratto: 20 %, alla milestone «Contratto firmato»
• Analisi approvata: 20 %, alla milestone «Analisi approvata»
• Configurazione collaudata: 20 %, alla milestone «Configurazione collaudata»
• Avvio in produzione: 30 %, alla milestone «Avvio in produzione»
• Fine del progetto: 10 %, alla milestone «Fine del progetto e passaggio all'assistenza»

Le pagine dei documenti

• Matrice fit-gap
• Piano di migrazione dei dati
• Lista di controllo dell'avvio