Inserimento di un nuovo collaboratore

Le fasi

1. 1

   Prima dell'arrivo

   settimane 1–2
   • Assunzione confermata e data d'ingresso fissata
   • Documenti del collaboratore per l'assunzioneDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Contratto e informazioni sul rapporto di lavoroDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Comunicazione obbligatoria di assunzioneDopo «Contratto e informazioni sul rapporto di lavoro», «Documenti del collaboratore per l'assunzione».
   • Rischi della mansione, corsi e visita medica con il responsabile della sicurezzaDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Postazione, computer e telefonoDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Account e permessiDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Scelta del collega di riferimentoDopo «Assunzione confermata e data d'ingresso fissata».
   • Piano dei primi tre mesiDopo «Scelta del collega di riferimento».
   • Messaggio di benvenuto con le informazioni del primo giornoDopo «Piano dei primi tre mesi».
   • Annuncio dell'arrivo al teamDopo «Piano dei primi tre mesi».
   • Tutto pronto per l'arrivoDopo «Comunicazione obbligatoria di assunzione», «Rischi della mansione, corsi e visita medica con il responsabile della sicurezza», «Postazione, computer e telefono», «Account e permessi», «Messaggio di benvenuto con le informazioni del primo giorno», «Annuncio dell'arrivo al team».
2. 2

   Prima settimana

   settimana 3
   • Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il teamDopo «Tutto pronto per l'arrivo».
   • Consegna di strumenti, badge e chiavi con il verbaleDopo «Tutto pronto per l'arrivo».
   • Informativa privacy, istruzioni e regolamento sugli strumentiDopo «Tutto pronto per l'arrivo».
   • Formazione generale e specifica sulla sicurezzaDopo «Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il team».
   • Visita medica preventiva, se la mansione la prevedeDopo «Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il team».
   • Formazione sugli strumenti di lavoroDopo «Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il team».
   • Un primo incarico piccolo e completoDopo «Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il team».
   • Colloquio di fine settimana con il responsabileDopo «Accoglienza: giro degli uffici, presentazioni, pranzo con il team».
   • Prima settimana conclusaDopo «Colloquio di fine settimana con il responsabile», «Formazione generale e specifica sulla sicurezza», «Visita medica preventiva, se la mansione la prevede», «Consegna di strumenti, badge e chiavi con il verbale», «Informativa privacy, istruzioni e regolamento sugli strumenti», «Formazione sugli strumenti di lavoro», «Un primo incarico piccolo e completo».
3. 3

   Primo mese

   settimane 4–7
   • Obiettivi del periodo di prova scritti e condivisiDopo «Prima settimana conclusa».
   • Affiancamento sui processi e sui clientiDopo «Prima settimana conclusa».
   • Incontri con i reparti con cui lavoreràDopo «Prima settimana conclusa».
   • Incontri settimanali con il responsabileDopo «Prima settimana conclusa».
   • Questionario sul primo mese: che cosa è mancatoDopo «Affiancamento sui processi e sui clienti».
   • Colloquio di fine primo meseDopo «Questionario sul primo mese: che cosa è mancato», «Obiettivi del periodo di prova scritti e condivisi», «Incontri con i reparti con cui lavorerà», «Incontri settimanali con il responsabile».
   • Primo mese conclusoDopo «Colloquio di fine primo mese».
4. 4

   Tre mesi

   settimane 7–15
   • Lavoro in autonomia rivisto dal tutorDopo «Primo mese concluso».
   • Formazione specifica del ruoloDopo «Primo mese concluso».
   • Incontri ogni due settimane con il responsabileDopo «Primo mese concluso».
   • Pareri dei colleghi che lavorano con luiDopo «Primo mese concluso».
   • Valutazione del periodo di provaDopo «Lavoro in autonomia rivisto dal tutor», «Incontri ogni due settimane con il responsabile», «Pareri dei colleghi che lavorano con lui», «Formazione specifica del ruolo».
   • Colloquio dei tre mesi: risultati e obiettivi dei prossimi seiDopo «Valutazione del periodo di prova».
   • Che cosa migliorare nell'inserimento: le osservazioni di chi è arrivatoDopo «Colloquio dei tre mesi: risultati e obiettivi dei prossimi sei».
   • Inserimento conclusoDopo «Che cosa migliorare nell'inserimento: le osservazioni di chi è arrivato».

I rischi tipici

• Computer e accessi non pronti il primo giorno

  Medio · 9

  Il portatile non è arrivato, gli account non funzionano: il primo giorno passa ad aspettare, e l'impressione resta.

  Mitigare: Ordine del computer appena confermata l'assunzione; account creati e provati due giorni prima dell'arrivo; un portatile di riserva sempre pronto.

• Il responsabile non ha tempo nelle prime settimane

  Alto · 12

  Trasferte, scadenze, clienti: gli incontri saltano e il nuovo arrivato impara da solo, o non impara.

  Mitigare: Incontri già in agenda prima dell'arrivo; un tutor con tempo dedicato; il responsabile sposta un incontro, non lo cancella.

• Formazione sulla sicurezza o visita medica dimenticate

  Medio · 8

  Il collaboratore lavora senza la formazione o l'idoneità che la mansione richiede: sanzioni per il datore di lavoro e responsabilità in caso di infortunio.

  Evitare: Corsi e visita decisi con il responsabile della sicurezza prima dell'arrivo; la prima settimana non si chiude senza le presenze firmate.

• Il periodo di prova scade senza una valutazione

  Medio · 9

  Nessuno guarda la data: la prova finisce da sola e l'assunzione diventa definitiva senza che qualcuno l'abbia deciso.

  Evitare: Data di scadenza del patto di prova nel piano dal primo giorno; obiettivi scritti nel primo mese; valutazione almeno una settimana prima della scadenza.

• Il collaboratore se ne va nei primi mesi

  Medio · 8

  Il lavoro non è quello raccontato al colloquio, o nessuno se ne occupa: una selezione da rifare.

  Mitigare: Colloqui alla prima settimana e al primo mese; questionario anonimo; ciò che non torna si corregge nel piano, non alla fine.

• Accessi più ampi del necessario

  Medio · 9

  Per fare prima si copiano i permessi di un collega: il nuovo arrivato vede dati che non gli servono, contro il principio di minimizzazione del GDPR.

  Mitigare: Permessi decisi per ruolo dal responsabile; elenco degli accessi concessi conservato con la scheda del collaboratore.

Le pagine dei documenti

• Lista di controllo prima dell'arrivo
• Piano dei primi tre mesi
• Traccia dei colloqui di inserimento