Integrazione con un gestionale

Le fasi

1. 1

   Analisi

   settimane 1–3
   • Ordine firmato
   • Riunione di avvio con il cliente e il fornitore del gestionaleDopo «Ordine firmato».
   • Accessi alle API e agli ambienti di prova dei due sistemiDopo «Riunione di avvio con il cliente e il fornitore del gestionale».
   • Come si lavora oggi: ordini, magazzino, fattureDopo «Riunione di avvio con il cliente e il fornitore del gestionale».
   • Verifica delle API del gestionaleDopo «Accessi alle API e agli ambienti di prova dei due sistemi».
   • Verifica delle API e delle notifiche dell'e-commerce o del CRMDopo «Accessi alle API e agli ambienti di prova dei due sistemi».
   • Chi comanda su ogni datoDopo «Come si lavora oggi: ordini, magazzino, fatture».
   • Frequenze di sincronizzazione e volumi, nei giorni normali e nei picchiDopo «Chi comanda su ogni dato».
   • Documento di analisi dell'integrazioneDopo «Verifica delle API del gestionale», «Verifica delle API e delle notifiche dell'e-commerce o del CRM», «Frequenze di sincronizzazione e volumi, nei giorni normali e nei picchi».
   • Analisi approvata dal clienteDopo «Documento di analisi dell'integrazione».
2. 2

   Mappatura dei dati

   settimane 3–5
   • Anagrafiche dei clienti: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PECDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Articoli, varianti e codiciDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Aliquote IVA e codici di esenzioneDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Giacenze, magazzini e quantità impegnateDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Ordini: stati, righe, spese di spedizione, sconti e buoniDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Listini, sconti e prezzi per clienteDopo «Articoli, varianti e codici».
   • Metodi e condizioni di pagamentoDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Ritorno di DDT, fatture e numeri di spedizioneDopo «Ordini: stati, righe, spese di spedizione, sconti e buoni».
   • Regole di trasformazione e casi d'erroreDopo «Anagrafiche dei clienti: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC», «Aliquote IVA e codici di esenzione», «Giacenze, magazzini e quantità impegnate», «Listini, sconti e prezzi per cliente», «Metodi e condizioni di pagamento», «Ritorno di DDT, fatture e numeri di spedizione».
   • Il cliente conferma la mappaturaDopo «Regole di trasformazione e casi d'errore».
   • Mappatura dei dati confermataDopo «Il cliente conferma la mappatura».
3. 3

   Sviluppo

   settimane 3–8
   • Architettura del connettore: code, tentativi, registriDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Ambiente di esecuzione, configurazione e segretiDopo «Architettura del connettore: code, tentativi, registri».
   • Sviluppo dei flussi6 sottotaskDopo «Mappatura dei dati confermata», «Ambiente di esecuzione, configurazione e segreti».
   • Connettore completo in ambiente di provaDopo «Sviluppo dei flussi».
4. 4

   Test e migrazione

   settimane 3–9
   • Estrazione delle anomalie nelle anagrafiche e nei codiciDopo «Analisi approvata dal cliente».
   • Bonifica delle anagrafiche e dei codici articoloDopo «Estrazione delle anomalie nelle anagrafiche e nei codici».
   • Casi di prova: un ordine per ogni caso della mappaturaDopo «Mappatura dei dati confermata».
   • Prova del caricamento iniziale sui dati bonificatiDopo «Connettore completo in ambiente di prova», «Bonifica delle anagrafiche e dei codici articolo».
   • Test dei flussi dall'inizio alla fineDopo «Connettore completo in ambiente di prova», «Casi di prova: un ordine per ogni caso della mappatura».
   • Prova con i volumi dei giorni di piccoDopo «Connettore completo in ambiente di prova».
   • Correzione dei difettiDopo «Connettore completo in ambiente di prova».
   • Collaudo del cliente sugli ordini di provaDopo «Test dei flussi dall'inizio alla fine», «Prova del caricamento iniziale sui dati bonificati».
   • Collaudo superatoDopo «Collaudo del cliente sugli ordini di prova», «Correzione dei difetti», «Prova con i volumi dei giorni di picco».
5. 5

   Avvio

   settimane 8–10
   • Piano di avvio e di ritorno indietroDopo «Connettore completo in ambiente di prova».
   • Caricamento iniziale in produzioneDopo «Collaudo superato», «Piano di avvio e di ritorno indietro».
   • Integrazione attiva in produzioneDopo «Caricamento iniziale in produzione».
   • Presidio dei primi giorniDopo «Integrazione attiva in produzione».
   • Istruzioni per chi gestisce gli errori e documentazione tecnicaDopo «Integrazione attiva in produzione».
   • Verifica finale con il clienteDopo «Presidio dei primi giorni», «Istruzioni per chi gestisce gli errori e documentazione tecnica».
   • Integrazione consegnataDopo «Verifica finale con il cliente».

I rischi tipici

• API del gestionale insufficienti per i flussi richiesti

  Critico · 16

  Il gestionale legge ma non scrive gli ordini, o non espone le giacenze: un flusso intero va ripensato a metà lavoro.

  Mitigare: Verifica delle API nella prima settimana, prima della mappatura; per ciò che manca, l'alternativa decisa nell'analisi: scambio di file, connettore del fornitore o sviluppo sul gestionale.

• Modulo delle API da acquistare o attivare

  Medio · 9

  Sulla licenza del cliente il modulo delle API non c'è: serve un ordine al fornitore del gestionale, con i suoi costi e i suoi tempi.

  Scalare: Si chiede al fornitore alla riunione di avvio; la spesa la decide la direzione del cliente, entro la fine dell'analisi.

• Anagrafiche e codici sporchi

  Critico · 15

  Doppioni e codici incoerenti fanno fallire il caricamento iniziale o creano clienti doppi nel gestionale.

  Mitigare: Elenco delle anomalie estratto subito; bonifica nei sistemi d'origine prima del caricamento; una regola scritta per i casi che restano.

• Fornitore del gestionale lento a rispondere

  Alto · 12

  Le domande sulle API restano senza risposta per giorni e lo sviluppo si ferma.

  Mitigare: Referente tecnico nominato all'avvio; domande raccolte e mandate in un unico elenco; tempi di risposta sollecitati dal cliente, che del fornitore è il committente.

• Codici IVA o esenzioni mappati male

  Alto · 10

  Un'aliquota sbagliata finisce su centinaia di fatture prima che qualcuno se ne accorga.

  Mitigare: Tabella IVA riletta dall'amministrazione o dal commercialista; un ordine di prova per ogni aliquota e per ogni esenzione; controllo a campione delle prime fatture.

• Giacenze disallineate: si vende ciò che non c'è

  Alto · 12

  Fra due sincronizzazioni l'ultimo pezzo si vende due volte, sul sito e al banco.

  Mitigare: Frequenza delle giacenze decisa sui volumi veri; scorta di sicurezza per gli articoli che si esauriscono spesso; avviso quando una sincronizzazione salta.

• Picco di ordini nei giorni di saldi

  Medio · 6

  Nel giorno peggiore si raggiungono i limiti di chiamate del gestionale o dell'e-commerce, e gli ordini si accumulano.

  Mitigare: Prova con i volumi dei picchi; una coda che assorbe i ritardi senza perdere ordini; avvio lontano dai saldi e dalle campagne.

La commessa

A corpo, fatturata per SAL · 5 voci. Importi e tariffe li metti tu.

• Analisi
• Mappatura dei dati
• Sviluppo del connettore
• Test e migrazione
• Avvio e presidio

Le pagine dei documenti

• Matrice dei sistemi master
• Tabella di mappatura dei campi
• Piano di avvio e ritorno indietro