Manutenzione programmata di un patrimonio immobiliare

Le fasi

1. 1

   Presa in consegna del patrimonio

   settimane 1–7
   • Contratto di manutenzione firmato
   • Il committente consegna libretti, certificati e registriDopo «Contratto di manutenzione firmato».
   • Sopralluogo in ogni immobile con il referente del committenteDopo «Contratto di manutenzione firmato».
   • Rischi da interferenze e regole di accesso agli immobiliDopo «Contratto di manutenzione firmato».
   • Numero per le segnalazioni, reperibilità e tempi di interventoDopo «Contratto di manutenzione firmato».
   • Anagrafica degli immobili e degli impiantiDopo «Sopralluogo in ogni immobile con il referente del committente», «Il committente consegna libretti, certificati e registri».
   • Piano annuale della manutenzione programmataDopo «Anagrafica degli immobili e degli impianti».
   • Piano annuale approvato dal committenteDopo «Piano annuale della manutenzione programmata», «Rischi da interferenze e regole di accesso agli immobili», «Numero per le segnalazioni, reperibilità e tempi di intervento».
2. 2

   Impianti

   settimane 7–41
   • Accensione delle centrali termiche e prova di combustioneDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Controlli periodici delle centrali durante la stagioneDopo «Accensione delle centrali termiche e prova di combustione».
   • Spegnimento delle centrali e manutenzione di fine stagioneDopo «Controlli periodici delle centrali durante la stagione».
   • Controllo semestrale dei quadri elettrici2 sottotaskDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Prove dell'illuminazione di emergenza con il registroDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Autoclavi, addolcitori e prevenzione della legionellaDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Pulizia e sanificazione degli impianti di condizionamentoDopo «Spegnimento delle centrali e manutenzione di fine stagione».
3. 3

   Opere edili e coperture

   settimane 7–49
   • Pulizia autunnale di grondaie, pluviali e pozzettiDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Ispezione delle coperture e delle linee vitaDopo «Pulizia autunnale di grondaie, pluviali e pozzetti».
   • Ispezione di facciate, balconi e parapettiDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Regolazione di serramenti e infissi delle parti comuniDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Pulizia primaverile di grondaie, pluviali e pozzettiDopo «Pulizia autunnale di grondaie, pluviali e pozzetti».
   • Tinteggiature e piccole opere programmateDopo «Ispezione di facciate, balconi e parapetti».
   • Manutenzione delle aree esterne e del verdeDopo «Piano annuale approvato dal committente».
4. 4

   Verifiche periodiche di legge

   settimane 6–49
   • Scadenzario degli adempimenti di legge per ogni immobileDopo «Anagrafica degli immobili e degli impianti».
   • Controllo semestrale dei presidi antincendio2 sottotaskDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Registro dei controlli antincendio aggiornatoDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Verifica degli impianti di messa a terra con l'organismo abilitatoDopo «Scadenzario degli adempimenti di legge per ogni immobile», «Piano annuale approvato dal committente».
   • Verifiche periodiche degli ascensori con il manutentoreDopo «Scadenzario degli adempimenti di legge per ogni immobile», «Piano annuale approvato dal committente».
   • Rinnovo periodico della conformità antincendio dove scade nell'annoDopo «Scadenzario degli adempimenti di legge per ogni immobile».
5. 5

   Interventi su chiamata

   settimane 7–51
   • Pronto intervento sulle segnalazioniDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Preventivi degli interventi straordinariDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Consuntivo mensile degli interventi a misuraDopo «Piano annuale approvato dal committente».
6. 6

   Rendicontazione e rinnovo

   settimane 12–51
   • Rapporto del primo trimestre: attività, chiamate e scadenzeDopo «Piano annuale approvato dal committente».
   • Primo trimestre rendicontatoDopo «Rapporto del primo trimestre: attività, chiamate e scadenze».
   • Rapporto del secondo trimestreDopo «Primo trimestre rendicontato».
   • Secondo trimestre rendicontatoDopo «Rapporto del secondo trimestre».
   • Rapporto del terzo trimestreDopo «Secondo trimestre rendicontato».
   • Terzo trimestre rendicontatoDopo «Rapporto del terzo trimestre».
   • Relazione annuale sullo stato del patrimonioDopo «Terzo trimestre rendicontato», «Pulizia e sanificazione degli impianti di condizionamento», «Tinteggiature e piccole opere programmate», «Controllo semestrale dei presidi antincendio», «Verifica degli impianti di messa a terra con l'organismo abilitato», «Verifiche periodiche degli ascensori con il manutentore», «Rinnovo periodico della conformità antincendio dove scade nell'anno», «Pulizia primaverile di grondaie, pluviali e pozzetti», «Regolazione di serramenti e infissi delle parti comuni», «Ispezione delle coperture e delle linee vita», «Autoclavi, addolcitori e prevenzione della legionella», «Controllo semestrale dei quadri elettrici», «Prove dell'illuminazione di emergenza con il registro».
   • Riunione di riesame con il committenteDopo «Relazione annuale sullo stato del patrimonio».
   • Proposta di rinnovo e piano dell'anno successivoDopo «Relazione annuale sullo stato del patrimonio».
   • Anno di contratto chiusoDopo «Riunione di riesame con il committente», «Proposta di rinnovo e piano dell'anno successivo».

I rischi tipici

• Le chiamate superano le ore previste dal canone

  Alto · 12

  Immobili vecchi o occupanti esigenti generano più chiamate del previsto: le squadre lavorano oltre il canone e il margine sparisce.

  Mitigare: Confine fra canone e misura scritto nel contratto; consuntivo mensile delle chiamate per immobile; oltre la soglia concordata gli interventi si fatturano a misura.

• Una scadenza di legge mancata

  Alto · 10

  Una verifica della messa a terra, degli ascensori o dei presidi antincendio salta: sanzioni per il committente e responsabilità per l'impresa.

  Evitare: Scadenzario per immobile costruito nel primo mese; promemoria un mese prima di ogni scadenza; scadenze del trimestre in ogni rapporto al committente.

• Guasto di una centrale termica in pieno inverno

  Alto · 12

  Un generatore si ferma con le temperature più basse: disagi per gli occupanti, penali sui tempi di intervento e pezzi di ricambio da attendere.

  Mitigare: Controlli completi all'accensione; ricambi critici a magazzino per i generatori più vecchi; reperibilità con un tecnico termico sempre disponibile.

• Immobili non accessibili nei giorni programmati

  Medio · 6

  Chiavi non disponibili, locali occupati o referenti assenti: le attività saltano e il piano si accumula.

  Mitigare: Regole di accesso e chiavi concordate alla presa in consegna; appuntamenti confermati il giorno prima; accessi mancati segnalati nel rapporto trimestrale.

• Degrado nascosto scoperto durante le ispezioni

  Alto · 12

  Infiltrazioni, distacchi di facciata o strutture ammalorate richiedono lavori che il canone non copre e che il committente non ha a bilancio.

  Scalare: Messa in sicurezza immediata e segnalazione scritta al committente lo stesso giorno, con un preventivo e le priorità; i casi gravi nella relazione annuale.

La commessa

A corpo, fatturata a rate alle milestone · 6 voci. Importi e tariffe li metti tu.

• Presa in consegna e piano annuale
• Manutenzione degli impianti
• Opere edili e coperture
• Verifiche periodiche di legge
• Pronto intervento e interventi su chiamata
• Rendicontazione al committente

Le rate

• Canone del primo trimestre: 25 %, alla milestone «Primo trimestre rendicontato»
• Canone del secondo trimestre: 25 %, alla milestone «Secondo trimestre rendicontato»
• Canone del terzo trimestre: 25 %, alla milestone «Terzo trimestre rendicontato»
• Canone del quarto trimestre: 25 %, alla milestone «Anno di contratto chiuso»

Le pagine dei documenti

• Piano annuale di manutenzione
• Rapporto di intervento