Adozione di un nuovo software interno

Le fasi

1. 1

   Esigenze e scelta

   settimane 1–11
   • Progetto avviato dalla direzione
   • Referente del progetto e utenti chiave per repartoDopo «Progetto avviato dalla direzione».
   • Interviste ai reparti sulle esigenzeDopo «Referente del progetto e utenti chiave per reparto».
   • Mappa dei flussi di lavoro di oggiDopo «Referente del progetto e utenti chiave per reparto».
   • Requisiti indispensabili e desiderabiliDopo «Interviste ai reparti sulle esigenze», «Mappa dei flussi di lavoro di oggi».
   • Ricerca delle soluzioni sul mercatoDopo «Requisiti indispensabili e desiderabili».
   • Dimostrazioni dei fornitori su casi realiDopo «Ricerca delle soluzioni sul mercato».
   • Prova gratuita con gli utenti chiaveDopo «Dimostrazioni dei fornitori su casi reali».
   • Verifica di sicurezza e protezione dei datiDopo «Dimostrazioni dei fornitori su casi reali».
   • Costo su tre anni e condizioni d'abbonamentoDopo «Verifica di sicurezza e protezione dei dati».
   • Soluzione sceltaDopo «Prova gratuita con gli utenti chiave», «Costo su tre anni e condizioni d'abbonamento».
   • Sottoscrizione dell'abbonamentoDopo «Soluzione scelta».
2. 2

   Configurazione e migrazione

   settimane 11–17
   • Amministratori, accessi e accesso unicoDopo «Sottoscrizione dell'abbonamento».
   • Configurazione del software3 sottotaskDopo «Sottoscrizione dell'abbonamento».
   • Integrazioni con gli altri strumentiDopo «Amministratori, accessi e accesso unico».
   • Pulizia dei dati da migrareDopo «Sottoscrizione dell'abbonamento».
   • Importazione di provaDopo «Pulizia dei dati da migrare».
   • Verifica dei dati importati con gli utenti chiaveDopo «Importazione di prova».
   • Prove di accettazione sui casi realiDopo «Configurazione del software», «Integrazioni con gli altri strumenti», «Verifica dei dati importati con gli utenti chiave».
   • Software approvato dagli utenti chiaveDopo «Prove di accettazione sui casi reali».
3. 3

   Formazione e passaggio

   settimane 13–22
   • Annuncio ai colleghi: perché cambiamo e quandoDopo «Soluzione scelta».
   • Guide brevi per ruoloDopo «Configurazione del software».
   • Calendario della formazione per gruppiDopo «Annuncio ai colleghi: perché cambiamo e quando».
   • Formazione per gruppiDopo «Software approvato dagli utenti chiave», «Guide brevi per ruolo», «Calendario della formazione per gruppi».
   • Importazione definitiva e blocco del vecchio strumentoDopo «Formazione per gruppi».
   • Passaggio al nuovo softwareDopo «Importazione definitiva e blocco del vecchio strumento».
   • Affiancamento nelle prime tre settimaneDopo «Passaggio al nuovo software».
   • Domande frequenti dalle richieste dei colleghiDopo «Passaggio al nuovo software».
4. 4

   Adozione e chiusura

   settimane 23–26
   • Misura dell'adozioneDopo «Affiancamento nelle prime tre settimane».
   • Sondaggio tra i colleghiDopo «Affiancamento nelle prime tre settimane».
   • Correzioni alla configurazioneDopo «Misura dell'adozione», «Sondaggio tra i colleghi».
   • Dismissione del vecchio strumentoDopo «Affiancamento nelle prime tre settimane».
   • Procedure interne aggiornateDopo «Misura dell'adozione».
   • Riunione di bilancio con la direzioneDopo «Correzioni alla configurazione», «Dismissione del vecchio strumento», «Procedure interne aggiornate».
   • Software adottato e progetto chiusoDopo «Riunione di bilancio con la direzione».

I rischi tipici

• I colleghi continuano con i vecchi fogli di calcolo

  Critico · 16

  Il nuovo software sembra più lento delle abitudini: si lavora in parallelo e i dati non tornano mai uguali.

  Mitigare: Utenti chiave coinvolti dalla scelta; vecchio strumento in sola lettura dal giorno del passaggio; adozione misurata per reparto e discussa con i responsabili.

• Dati da migrare sporchi o incompleti

  Alto · 12

  Doppioni e campi vuoti emergono all'importazione di prova: la migrazione slitta o porta gli errori nel nuovo software.

  Mitigare: Pulizia dei dati affidata ai reparti subito dopo la scelta; importazione di prova con verifica degli utenti chiave; dati vecchi archiviati invece che migrati.

• Integrazioni più povere di quanto mostrato in dimostrazione

  Medio · 9

  Il connettore con il gestionale non sincronizza ciò che serve: restano doppie digitazioni.

  Mitigare: Integrazioni indispensabili provate durante la prova gratuita, non promesse; impegni del fornitore scritti nell'ordine.

• Dati prigionieri del fornitore

  Medio · 8

  Senza un'esportazione completa, cambiare software fra qualche anno costa quanto rifare tutto.

  Evitare: Esportazione completa in formato aperto verificata prima della scelta; clausola sulla restituzione dei dati alla disdetta.

• Configurazione che copia il vecchio processo

  Medio · 9

  Ogni reparto chiede di rifare le sue abitudini: campi e automazioni crescono, il software diventa difficile da usare e da aggiornare.

  Mitigare: Requisiti indispensabili come confine; ogni personalizzazione oltre la configurazione standard approvata dal referente con il suo perché.

Le pagine dei documenti

• Scheda di confronto delle soluzioni
• Lista di controllo del passaggio