Partecipazione a una fiera

Le fasi

1. 1

   Decisione e iscrizione

   settimane 1–7
   • Decisione di esporre alla fiera
   • Obiettivi della fiera e indicatoriDopo «Decisione di esporre alla fiera».
   • Budget della partecipazioneDopo «Decisione di esporre alla fiera».
   • Prenotazione degli alberghi per la squadraDopo «Decisione di esporre alla fiera».
   • Domanda di partecipazione all'ente fieraDopo «Obiettivi della fiera e indicatori», «Budget della partecipazione».
   • Versamento dell'acconto sull'areaDopo «Domanda di partecipazione all'ente fiera».
   • Assegnazione dell'area da parte dell'ente fieraDopo «Versamento dell'acconto sull'area».
   • Area assegnata e confermataDopo «Assegnazione dell'area da parte dell'ente fiera».
2. 2

   Stand e allestimento

   settimane 7–23
   • Lettura del manuale dell'espositore e calendario delle scadenzeDopo «Area assegnata e confermata».
   • Brief per gli allestitoriDopo «Lettura del manuale dell'espositore e calendario delle scadenze».
   • Proposte e preventivi degli allestitoriDopo «Brief per gli allestitori».
   • Scelta dell'allestitore e conferma d'ordineDopo «Proposte e preventivi degli allestitori».
   • Progetto esecutivo dello standDopo «Scelta dell'allestitore e conferma d'ordine».
   • Approvazione del progetto dello stand da parte dell'ente fieraDopo «Progetto esecutivo dello stand».
   • Ordine dei servizi tecnici dello standDopo «Lettura del manuale dell'espositore e calendario delle scadenze».
   • Scelta dei prodotti e delle macchine da esporreDopo «Lettura del manuale dell'espositore e calendario delle scadenze».
   • Grafica dello standDopo «Progetto esecutivo dello stand».
   • Documenti di sicurezza dell'allestitoreDopo «Approvazione del progetto dello stand da parte dell'ente fiera».
   • Spedizione della merce e dei materialiDopo «Scelta dei prodotti e delle macchine da esporre».
   • Allestimento dello stand in fieraDopo «Grafica dello stand», «Documenti di sicurezza dell'allestitore», «Spedizione della merce e dei materiali», «Ordine dei servizi tecnici dello stand».
   • Stand pronto e collaudatoDopo «Allestimento dello stand in fiera».
3. 3

   Comunicazione e appuntamenti

   settimane 8–23
   • Scheda nel catalogo degli espositoriDopo «Area assegnata e confermata».
   • Materiali stampati e digitali per lo standDopo «Scelta dei prodotti e delle macchine da esporre».
   • Inviti ai clienti con i biglietti omaggioDopo «Scheda nel catalogo degli espositori».
   • Campagna di comunicazione prima della fieraDopo «Inviti ai clienti con i biglietti omaggio».
   • Agenda degli appuntamenti in fieraDopo «Inviti ai clienti con i biglietti omaggio».
   • Comunicato stampa e cartella per i giornalistiDopo «Materiali stampati e digitali per lo stand».
4. 4

   Squadra in fiera

   settimane 13–23
   • Squadra dello stand e turniDopo «Obiettivi della fiera e indicatori».
   • Strumento di raccolta dei contattiDopo «Squadra dello stand e turni».
   • Tessere espositore e permessi di parcheggioDopo «Squadra dello stand e turni».
   • Kit dello standDopo «Materiali stampati e digitali per lo stand».
   • Briefing della squadra dello standDopo «Strumento di raccolta dei contatti», «Tessere espositore e permessi di parcheggio».
5. 5

   Fiera e dopo fiera

   settimane 23–28
   • Giornate di fieraDopo «Stand pronto e collaudato», «Briefing della squadra dello stand».
   • Smontaggio e rientro della merceDopo «Giornate di fiera».
   • Contatti della fiera nel CRMDopo «Giornate di fiera».
   • Email di ringraziamento ai visitatori dello standDopo «Contatti della fiera nel CRM».
   • Ricontatto dei contatti entro due settimaneDopo «Contatti della fiera nel CRM».
   • Consuntivo dei costi della fieraDopo «Smontaggio e rientro della merce».
   • Riunione di bilancio della fieraDopo «Ricontatto dei contatti entro due settimane», «Consuntivo dei costi della fiera».
   • Partecipazione chiusa e decisione sulla prossima edizioneDopo «Riunione di bilancio della fiera».

I rischi tipici

• Area assegnata in una posizione poco visitata

  Medio · 9

  La domanda arriva tardi o con poca storicità: l'ente assegna un angolo lontano dai flussi e i contatti calano.

  Mitigare: Domanda nei primi giorni utili, con le preferenze di padiglione motivate; inviti e appuntamenti fissati prima, per portare i clienti allo stand.

• Scadenze del manuale dell'espositore mancate

  Medio · 8

  Servizi tecnici, progetto dello stand o documenti di sicurezza consegnati oltre la scadenza: tariffe maggiorate o stand non autorizzato.

  Mitigare: Ogni scadenza del manuale diventa un task con il campo «Scadenza dell'ente fiera»; il calendario si legge subito dopo l'assegnazione dell'area.

• Stand non pronto o non conforme all'apertura

  Alto · 10

  Il progetto torna dall'ente con correzioni tardi o l'allestitore ritarda: all'apertura lo stand è incompleto o fermo per sicurezza.

  Mitigare: Progetto all'ente con margine sulla scadenza; date di montaggio e penali nell'ordine all'allestitore; un referente dell'azienda presente al montaggio.

• Merce in ritardo o ferma alla dogana

  Medio · 8

  Macchine e campionario arrivano dopo la finestra di scarico o restano in dogana: lo stand apre senza i prodotti.

  Trasferire: Spedizioniere ufficiale della fiera con la finestra di scarico prenotata; documenti doganali controllati prima della partenza; assicurazione sulla merce.

• Contatti raccolti e mai ricontattati

  Critico · 16

  Dopo la fiera i commerciali tornano al lavoro di tutti i giorni: i contatti restano nel lettore dei badge e la fiera non produce offerte.

  Mitigare: Contatti nel CRM entro tre giorni, ognuno con il suo commerciale e la prossima azione; avanzamento dei ricontatti controllato ogni settimana fino alla riunione di bilancio.

• Costi oltre il budget

  Medio · 9

  Servizi ordinati tardi, varianti dell'allestimento e alberghi a prezzi di fiera fanno crescere il costo della partecipazione.

  Mitigare: Riserva del 10% nel budget; ogni variante dell'allestitore approvata per iscritto con il prezzo; alberghi bloccati il primo giorno.

Le pagine dei documenti

• Scheda della fiera e scadenze
• Scheda del contatto in fiera