Piano di progetto con WBS e baseline

Le fasi

1. 1

   Ambito e WBS

   settimane 1–3
   • Project charter approvato
   • Raccolta e ordine dei requisitiDopo «Project charter approvato».
   • Dichiarazione dell'ambitoDopo «Raccolta e ordine dei requisiti».
   • WBS fino ai pacchetti di lavoroDopo «Raccolta e ordine dei requisiti».
   • Revisione della WBS con il teamDopo «WBS fino ai pacchetti di lavoro», «Dichiarazione dell'ambito».
   • Dizionario della WBSDopo «Revisione della WBS con il team».
   • Ambito e WBS condivisi con il clienteDopo «Dizionario della WBS», «Dichiarazione dell'ambito».
2. 2

   Stime

   settimane 3–4
   • Attività di ogni pacchetto di lavoroDopo «Ambito e WBS condivisi con il cliente».
   • Stime a tre punti con chi farà il lavoroDopo «Attività di ogni pacchetto di lavoro».
   • Ruoli e competenze per attivitàDopo «Attività di ogni pacchetto di lavoro».
   • Disponibilità del team nel periodoDopo «Ambito e WBS condivisi con il cliente».
   • Tempi e offerte dei fornitoriDopo «Ambito e WBS condivisi con il cliente».
   • Stima dei costi e budget per voceDopo «Stime a tre punti con chi farà il lavoro», «Ruoli e competenze per attività», «Tempi e offerte dei fornitori».
   • Budget nel tempo e milestone di fatturazioneDopo «Stima dei costi e budget per voce».
3. 3

   Programma e percorso critico

   settimane 3–5
   • Date vincolanti e attese esterneDopo «Attività di ogni pacchetto di lavoro».
   • Dipendenze fra le attivitàDopo «Stime a tre punti con chi farà il lavoro».
   • Programma nel GanttDopo «Dipendenze fra le attività», «Date vincolanti e attese esterne», «Disponibilità del team nel periodo», «Tempi e offerte dei fornitori».
   • Percorso critico e marginiDopo «Programma nel Gantt».
   • Livellamento del caricoDopo «Programma nel Gantt».
4. 4

   Rischi

   settimane 3–5
   • Laboratorio di identificazione dei rischi con il teamDopo «Attività di ogni pacchetto di lavoro».
   • Probabilità, impatto e owner di ogni rischioDopo «Laboratorio di identificazione dei rischi con il team».
   • Risposte ai rischi alti e loro task nel pianoDopo «Probabilità, impatto e owner di ogni rischio», «Percorso critico e margini».
   • Riserva di contingenza di tempo e di costiDopo «Risposte ai rischi alti e loro task nel piano», «Stima dei costi e budget per voce».
5. 5

   Approvazione e baseline

   settimane 5–6
   • Regole di comunicazione, qualità e variantiDopo «Programma nel Gantt».
   • Documento del piano di progettoDopo «Riserva di contingenza di tempo e di costi», «Livellamento del carico», «Regole di comunicazione, qualità e varianti», «Budget nel tempo e milestone di fatturazione».
   • Controllo prima della revisioneDopo «Documento del piano di progetto».
   • Revisione del piano con lo sponsor e il clienteDopo «Controllo prima della revisione».
   • Correzioni dopo la revisioneDopo «Revisione del piano con lo sponsor e il cliente».
   • Piano di progetto approvato per iscrittoDopo «Correzioni dopo la revisione».
   • Baseline salvata nel GanttDopo «Piano di progetto approvato per iscritto».
   • Piano presentato al teamDopo «Piano di progetto approvato per iscritto».
   • Piano in baseline: comincia il controlloDopo «Baseline salvata nel Gantt», «Piano presentato al team».

I rischi tipici

• Data finale promessa prima del piano

  Critico · 16

  La data è stata decisa in vendita: il piano viene piegato fino a starci dentro, togliendo margini, test e riserva.

  Scalare: Il piano si fa dal basso; se non sta nella data, allo sponsor si portano le opzioni con i numeri: meno ambito, più persone, data diversa. La scelta la fa lui, per iscritto.

• Stime ottimistiche di chi non farà il lavoro

  Critico · 16

  Le stime le scrive il project manager o il commerciale: ogni attività sembra più corta di quanto sarà.

  Mitigare: Stime a tre punti date da chi farà il lavoro; le stime più incerte segnate e coperte dalla riserva.

• Requisiti ambigui o in contraddizione

  Alto · 12

  Due funzioni del cliente chiedono cose diverse sullo stesso punto: il conflitto esce in collaudo, quando costa di più.

  Mitigare: Ogni requisito con la sua fonte; i conflitti portati al referente del cliente prima della WBS, con la decisione scritta.

• Persone contate a tempo pieno

  Alto · 12

  Il programma suppone che il team lavori solo a questo progetto: assistenza, riunioni e altri progetti si mangiano le ore, e le date scivolano dalla prima settimana.

  Mitigare: Ore disponibili lette dal carico, con ferie e altri impegni; livellamento prima della baseline.

• Attese esterne dimenticate

  Alto · 12

  Approvazioni del cliente, pareri, consegne dei fornitori non sono nel programma: la data finale è vera solo se tutti rispondono il giorno dopo.

  Mitigare: Ogni attesa è un task con la sua durata; le durate dei fornitori confermate per iscritto.

• WBS per reparti invece che per consegne

  Medio · 9

  La WBS ricalca l'organigramma: le consegne fra due reparti non sono di nessuno, e nessuno le stima.

  Mitigare: Primo livello della WBS uguale alle consegne del cliente; revisione con il team per i pacchetti di confine.

• Piano approvato solo a voce

  Medio · 6

  Senza un'approvazione scritta la baseline è solo del project manager: alla prima discussione su date o ambito non c'è un riferimento comune.

  Mitigare: Approvazione per iscritto di sponsor e cliente, anche per email, con la versione del documento; baseline salvata con lo stesso nome.

Automazioni incluse (3)

• In revisione: raccogliere le osservazioniNella lista «Approvazione e baseline» · Quando un task passa a «In revisione da sponsor e cliente», allora commenta «In revisione da sponsor e cliente. {assignees}, annotate qu…».
• In ritardo: chiedere un aggiornamentoIn tutto lo Space · Quando un task è in ritardo da 2 giorni, allora commenta «{assignees}, il task è in ritardo di due giorni: aggiornate…».
• Ore oltre la stima: segnalarloIn tutto lo Space · Quando le ore di un task superano il 120% della stima, allora commenta «{assignees}, le ore registrate superano del 20% la stima: r…».

Le pagine dei documenti

• Indice del piano di progetto
• Scheda di un pacchetto di lavoro
• Lista di controllo prima della baseline