Revisione trimestrale del portafoglio

Le fasi

1. 1

   Raccolta dei dati

   settimane 1–2
   • Avvio della revisione del trimestre
   • Calendario della revisione e richiesta ai project managerDopo «Avvio della revisione del trimestre».
   • Piani e status report aggiornati dai project managerDopo «Calendario della revisione e richiesta ai project manager».
   • Dati economici delle commesseDopo «Calendario della revisione e richiesta ai project manager».
   • Capacità del prossimo trimestre per ruoloDopo «Calendario della revisione e richiesta ai project manager».
   • Nuove richieste e opportunità in arrivoDopo «Calendario della revisione e richiesta ai project manager».
   • Controllo di completezza e coerenza dei datiDopo «Piani e status report aggiornati dai project manager», «Dati economici delle commesse», «Capacità del prossimo trimestre per ruolo», «Nuove richieste e opportunità in arrivo».
   • Dati del trimestre chiusiDopo «Controllo di completezza e coerenza dei dati».
2. 2

   Analisi

   settimane 2–3
   • Quadro del portafoglioDopo «Dati del trimestre chiusi».
   • Analisi dei progetti in giallo e in rossoDopo «Dati del trimestre chiusi».
   • Capacità contro domanda per ruoloDopo «Dati del trimestre chiusi».
   • Punteggio e ordine di priorità dei progettiDopo «Quadro del portafoglio», «Analisi dei progetti in giallo e in rosso», «Capacità contro domanda per ruolo».
   • Scenari: che cosa succede seDopo «Capacità contro domanda per ruolo».
   • Proposte di decisioneDopo «Punteggio e ordine di priorità dei progetti», «Scenari: che cosa succede se».
   • Pacchetto per il comitatoDopo «Proposte di decisione».
   • Pacchetto inviato al comitatoDopo «Pacchetto per il comitato».
3. 3

   Comitato

   settimana 3
   • Incontri preliminari con i responsabili più coinvoltiDopo «Pacchetto inviato al comitato».
   • Riunione del comitato di portafoglioDopo «Incontri preliminari con i responsabili più coinvolti».
   • Decisioni prese dal comitatoDopo «Riunione del comitato di portafoglio».
4. 4

   Decisioni e comunicazione

   settimana 3
   • Verbale delle decisioniDopo «Decisioni prese dal comitato».
   • Priorità e responsabili aggiornati nel portafoglioDopo «Decisioni prese dal comitato».
   • Persone riassegnate secondo le decisioniDopo «Decisioni prese dal comitato».
   • Decisioni comunicate ai project manager e ai teamDopo «Verbale delle decisioni».
   • Avvio, sospensione e chiusura dei progetti decisiDopo «Verbale delle decisioni».
   • Data della prossima revisione e correzioni al processoDopo «Verbale delle decisioni».
   • Decisioni del trimestre comunicateDopo «Decisioni comunicate ai project manager e ai team», «Persone riassegnate secondo le decisioni», «Priorità e responsabili aggiornati nel portafoglio», «Avvio, sospensione e chiusura dei progetti decisi», «Data della prossima revisione e correzioni al processo».

I rischi tipici

• Semafori verdi fino al giorno prima del rosso

  Critico · 16

  I project manager dichiarano verde per non attirare attenzione: il problema arriva al comitato quando non c'è più margine per correggere.

  Mitigare: Semaforo calcolato accanto a quello dichiarato, con il motivo scritto quando sono diversi; un giallo segnalato presto non è mai una colpa.

• Il comitato non dice mai di no

  Critico · 16

  Restano attivi tutti i progetti e ne partono di nuovi: le persone si dividono su troppi fronti e rallenta tutto.

  Scalare: Ogni avvio con il suo costo in capacità e il progetto che rallenta di conseguenza; un limite di progetti in corso per ruolo scritto nei criteri e approvato dalla direzione.

• Capacità sovrastimata

  Medio · 9

  Le ore lavorabili si contano al lordo di assistenza, attività interne, formazione e assenze: il trimestre sembra avere spazio che non c'è.

  Mitigare: Capacità netta per ruolo, con la quota non di progetto misurata sul trimestre scorso; prenotazioni e assenze lette dal calendario.

• Criteri di priorità che cambiano a ogni riunione

  Medio · 9

  Ogni trimestre si discute da capo che cosa conta di più: vince chi alza la voce, e i project manager non sanno su che cosa saranno giudicati.

  Mitigare: Criteri e pesi approvati una volta l'anno; un'eccezione si scrive nel verbale con il motivo.

• Il comitato salta o si accorcia

  Medio · 9

  La direzione ha altre urgenze: la riunione si sposta o dura mezz'ora, e le decisioni restano sospese per un altro trimestre.

  Mitigare: Date del comitato fissate per l'anno intero; decisioni da prendere in prima pagina del pacchetto; incontri preliminari per arrivare con le posizioni già note.

• Decisioni prese e non applicate

  Alto · 12

  Il verbale dice di sospendere un progetto o spostare due persone, ma nessuno lo fa: alla revisione dopo il portafoglio è identico.

  Mitigare: Ogni decisione con chi la attua e una data; la prima voce del comitato successivo è lo stato delle decisioni precedenti.

Le pagine dei documenti

• Scheda di un progetto per la revisione
• Criteri di priorità del portafoglio
• Ordine del giorno del comitato di portafoglio
• Verbale delle decisioni del portafoglio