Selezione di un fornitore

Le fasi

1. 1

   Fabbisogno e requisiti

   settimane 1–3
   • Richiesta d'acquisto approvata
   • Analisi del fabbisogno con il reparto richiedenteDopo «Richiesta d'acquisto approvata».
   • Analisi della spesa storica e dei prezzi di mercatoDopo «Richiesta d'acquisto approvata».
   • Specifiche tecniche e livelli di servizioDopo «Analisi del fabbisogno con il reparto richiedente».
   • Criteri di valutazione e pesiDopo «Analisi del fabbisogno con il reparto richiedente».
   • Budget di spesa e livello di approvazioneDopo «Specifiche tecniche e livelli di servizio», «Criteri di valutazione e pesi», «Analisi della spesa storica e dei prezzi di mercato».
   • Requisiti e criteri approvatiDopo «Budget di spesa e livello di approvazione».
2. 2

   Ricerca e qualifica

   settimane 4–9
   • Elenco lungo dei fornitori possibiliDopo «Requisiti e criteri approvati».
   • Richiesta di informazioni e questionario di qualificaDopo «Elenco lungo dei fornitori possibili».
   • Risposte dei fornitori al questionarioDopo «Richiesta di informazioni e questionario di qualifica».
   • Verifiche di affidabilità dei fornitoriDopo «Risposte dei fornitori al questionario».
   • Accordi di riservatezza con i fornitori in corsaDopo «Risposte dei fornitori al questionario».
   • Elenco ristretto dei fornitori da invitareDopo «Verifiche di affidabilità dei fornitori», «Accordi di riservatezza con i fornitori in corsa».
   • Elenco ristretto approvatoDopo «Elenco ristretto dei fornitori da invitare».
3. 3

   Richiesta d'offerta

   settimane 9–13
   • Documento di richiesta d'offertaDopo «Elenco ristretto approvato».
   • Invio della richiesta d'offertaDopo «Documento di richiesta d'offerta».
   • Risposte ai chiarimenti, uguali per tutti i fornitoriDopo «Invio della richiesta d'offerta».
   • Preparazione delle offerteDopo «Invio della richiesta d'offerta».
   • Offerte ricevuteDopo «Preparazione delle offerte».
4. 4

   Valutazione e negoziazione

   settimane 13–19
   • Valutazione tecnica delle offerteDopo «Offerte ricevute».
   • Costo totale di possessoDopo «Offerte ricevute».
   • Campionatura o visita al fornitoreDopo «Valutazione tecnica delle offerte».
   • Matrice di valutazione e graduatoriaDopo «Campionatura o visita al fornitore», «Costo totale di possesso».
   • Negoziazione con i primi due fornitoriDopo «Matrice di valutazione e graduatoria».
   • Proposta di assegnazione alla direzioneDopo «Negoziazione con i primi due fornitori».
   • Fornitore sceltoDopo «Proposta di assegnazione alla direzione».
5. 5

   Contratto e avvio

   settimane 19–27
   • Contratto di fornituraDopo «Fornitore scelto».
   • Revisione legale e osservazioni del fornitoreDopo «Contratto di fornitura».
   • Contratto firmatoDopo «Revisione legale e osservazioni del fornitore».
   • Comunicazione ai fornitori non sceltiDopo «Contratto firmato».
   • Anagrafica del fornitore nel gestionaleDopo «Contratto firmato».
   • Riunione di avvio con il fornitoreDopo «Anagrafica del fornitore nel gestionale».
   • Primo ordineDopo «Riunione di avvio con il fornitore».
   • Verifica della prima fornituraDopo «Primo ordine».
   • Prima valutazione del fornitore e iscrizione all'alboDopo «Verifica della prima fornitura».
   • Selezione chiusa e fornitore a regimeDopo «Prima valutazione del fornitore e iscrizione all'albo», «Comunicazione ai fornitori non scelti».

I rischi tipici

• Specifiche vaghe e offerte non confrontabili

  Alto · 12

  Il fabbisogno è scritto in fretta: ogni fornitore offre una cosa diversa e il confronto si fa sul prezzo soltanto.

  Mitigare: Specifiche misurabili firmate dal richiedente; modulo d'offerta uguale per tutti; chiarimenti scritti e condivisi con ogni fornitore.

• Il fornitore è già scelto prima della gara

  Medio · 9

  Il richiedente ha un preferito: la selezione diventa una formalità e la trattativa perde forza.

  Mitigare: Criteri e pesi approvati prima delle offerte; valutazione tecnica ed economica fatte da persone diverse; due fornitori in corsa fino alla negoziazione.

• Pochi fornitori rispondono

  Medio · 9

  Mercato ristretto o richiesta poco interessante: arrivano una o due offerte e non c'è confronto vero.

  Mitigare: Elenco lungo di almeno otto nomi; telefonata a ogni fornitore prima dell'invio; termini realistici per preparare l'offerta.

• Fornitore scelto fragile dal punto di vista finanziario

  Alto · 10

  Un fornitore conveniente ma poco solido si ferma dopo pochi mesi: forniture interrotte e una nuova selezione d'urgenza.

  Mitigare: Bilanci e regolarità contributiva verificati in qualifica; dipendenza del fornitore dal nostro fatturato valutata; recesso e passaggio di consegne nel contratto.

• Conflitto d'interessi di chi valuta

  Medio · 8

  Un valutatore ha legami con un fornitore in corsa: la scelta è contestabile e può costare cara.

  Evitare: Dichiarazione di assenza di conflitti per chi valuta, prima dell'apertura delle offerte; chi ha un legame non partecipa.

• Prima fornitura non conforme

  Medio · 9

  Il primo lotto arriva in ritardo o fuori specifica: il reparto si ferma e la fiducia nella scelta cala.

  Mitigare: Scorta del fornitore precedente per il primo mese; controllo d'accettazione completo sul primo lotto; penali e piano di rientro nel contratto.

Le pagine dei documenti

• Matrice di valutazione delle offerte
• Questionario di qualifica del fornitore