Trasloco dell'ufficio

Le fasi

1. 1

   Scelta e contratto

   settimane 1–4
   • Decisione di cambiare sede
   • Requisiti della nuova sedeDopo «Decisione di cambiare sede».
   • Vecchio contratto: preavviso, ripristino e cauzioneDopo «Decisione di cambiare sede».
   • Budget del traslocoDopo «Requisiti della nuova sede».
   • Visite agli immobiliDopo «Requisiti della nuova sede».
   • Verifiche tecniche e amministrative dell'immobile sceltoDopo «Visite agli immobili».
   • Trattativa: canone, durata, lavori a carico della proprietà, mesi gratuitiDopo «Verifiche tecniche e amministrative dell'immobile scelto», «Budget del trasloco».
   • Contratto di locazione firmatoDopo «Trattativa: canone, durata, lavori a carico della proprietà, mesi gratuiti».
   • Registrazione del contratto all'Agenzia delle EntrateDopo «Contratto di locazione firmato».
   • Disdetta del contratto della vecchia sedeDopo «Contratto di locazione firmato», «Vecchio contratto: preavviso, ripristino e cauzione».
2. 2

   Progetto degli spazi

   settimane 4–10
   • Rilievo e planimetria della nuova sedeDopo «Contratto di locazione firmato».
   • Esigenze dei reparti: postazioni, vicinanze, sale, archivioDopo «Contratto di locazione firmato».
   • Disposizione delle postazioni e delle saleDopo «Rilievo e planimetria della nuova sede», «Esigenze dei reparti: postazioni, vicinanze, sale, archivio».
   • Disposizione rivista con i reparti e con il responsabile della sicurezzaDopo «Disposizione delle postazioni e delle sale».
   • Progetto degli spazi approvatoDopo «Disposizione rivista con i reparti e con il responsabile della sicurezza».
   • Arredi: che cosa si riusa, che cosa si compra, preventivi e ordineDopo «Disposizione rivista con i reparti e con il responsabile della sicurezza».
   • Produzione e consegna degli arrediDopo «Arredi: che cosa si riusa, che cosa si compra, preventivi e ordine».
   • Montaggio degli arredi e pulizia di fine lavoriDopo «Produzione e consegna degli arredi», «Lavori di adattamento dei locali, se servono».
3. 3

   Impianti e rete

   settimane 4–10
   • Ordine della linea in fibra e portabilità dei numeriDopo «Contratto di locazione firmato».
   • Attivazione della linea da parte dell'operatoreDopo «Ordine della linea in fibra e portabilità dei numeri».
   • Volture o nuovi contratti di luce, acqua e riscaldamentoDopo «Contratto di locazione firmato».
   • Progetto della rete: punti dati, armadio, Wi-Fi, stampantiDopo «Progetto degli spazi approvato».
   • Lavori di adattamento dei locali, se servonoDopo «Progetto degli spazi approvato».
   • Cablaggio strutturato e prese elettriche delle postazioniDopo «Progetto della rete: punti dati, armadio, Wi-Fi, stampanti».
   • Allarme, controllo degli accessi e telecamereDopo «Progetto della rete: punti dati, armadio, Wi-Fi, stampanti».
   • Configurazione della rete e prova di ogni postazioneDopo «Cablaggio strutturato e prese elettriche delle postazioni», «Attivazione della linea da parte dell'operatore».
   • Nuova sede prontaDopo «Configurazione della rete e prova di ogni postazione», «Montaggio degli arredi e pulizia di fine lavori», «Allarme, controllo degli accessi e telecamere».
4. 4

   Trasloco

   settimane 6–11
   • Preventivi delle ditte di trasloco, con sopralluogoDopo «Progetto degli spazi approvato».
   • Ditta scelta e data del trasloco fissataDopo «Preventivi delle ditte di trasloco, con sopralluogo».
   • Permesso di occupazione del suolo pubblico per i mezzi, se serveDopo «Ditta scelta e data del trasloco fissata».
   • Scarto di documenti e arredi da non portareDopo «Progetto degli spazi approvato».
   • Piano del trasloco: etichette, ordine di carico, chi fa che cosaDopo «Ditta scelta e data del trasloco fissata».
   • Istruzioni ai collaboratoriDopo «Piano del trasloco: etichette, ordine di carico, chi fa che cosa».
   • Imballaggio per repartoDopo «Istruzioni ai collaboratori», «Scarto di documenti e arredi da non portare».
   • Copia di sicurezza completa e spegnimento ordinato dei sistemiDopo «Nuova sede pronta».
   • Giorno del traslocoDopo «Imballaggio per reparto», «Copia di sicurezza completa e spegnimento ordinato dei sistemi», «Permesso di occupazione del suolo pubblico per i mezzi, se serve».
   • Primo giorno di lavoro nella nuova sedeDopo «Giorno del trasloco».
5. 5

   Sistemazione

   settimane 9–12
   • Valutazione dei rischi e piano di emergenza per la nuova sedeDopo «Progetto degli spazi approvato».
   • Assistenza alle postazioni nei primi due giorniDopo «Giorno del trasloco».
   • Nuovo indirizzo al registro delle impreseDopo «Giorno del trasloco».
   • Nuovo indirizzo a clienti, fornitori e banche, sul sito e sulle mappeDopo «Giorno del trasloco».
   • Elenco dei difetti e chiusura con i fornitoriDopo «Primo giorno di lavoro nella nuova sede».
   • Cessazione delle utenze della vecchia sedeDopo «Giorno del trasloco».
   • Riconsegna della vecchia sede con verbaleDopo «Giorno del trasloco».
   • Prova di evacuazione nella nuova sedeDopo «Valutazione dei rischi e piano di emergenza per la nuova sede», «Primo giorno di lavoro nella nuova sede».
   • Che cosa ne pensano i collaboratori dopo due settimaneDopo «Primo giorno di lavoro nella nuova sede».
   • Trasloco conclusoDopo «Che cosa ne pensano i collaboratori dopo due settimane», «Prova di evacuazione nella nuova sede», «Riconsegna della vecchia sede con verbale», «Nuovo indirizzo al registro delle imprese», «Nuovo indirizzo a clienti, fornitori e banche, sul sito e sulle mappe», «Elenco dei difetti e chiusura con i fornitori», «Assistenza alle postazioni nei primi due giorni», «Cessazione delle utenze della vecchia sede».

I rischi tipici

• Linea in fibra attivata dopo il trasloco

  Critico · 16

  L'operatore ha bisogno di lavori nella strada o nel palazzo, e l'ufficio nuovo resta senza connessione per settimane.

  Mitigare: Copertura verificata prima di firmare; ordine il giorno dopo la firma; una connessione mobile di riserva pronta per i primi giorni.

• Doppio canone più lungo del previsto

  Medio · 9

  Il preavviso del vecchio contratto finisce mesi dopo l'ingresso nella nuova sede: si pagano due affitti.

  Mitigare: Preavviso letto prima della trattativa; mesi gratuiti o data d'ingresso negoziati con la nuova proprietà; subentro di un nuovo inquilino proposto alla vecchia.

• Immobile senza i requisiti per un ufficio

  Alto · 10

  Agibilità mancante, destinazione d'uso diversa o impianti senza dichiarazioni: lavori e pratiche imprevisti, o un contratto da sciogliere.

  Evitare: Verifiche documentali prima della firma; nel contratto, gli impegni della proprietà per ciò che manca.

• Lavori o arredi in ritardo

  Alto · 12

  Le imprese slittano, gli arredi arrivano incompleti: la data del trasloco è già fissata e la ditta prenotata.

  Mitigare: Data di consegna scritta negli ordini; avanzamento controllato ogni settimana; data del trasloco confermata solo con la sede pronta, con una settimana di margine.

• Sistemi fermi dopo lo spostamento

  Alto · 12

  Un server che non riparte, una stampante non configurata, un'applicazione legata all'indirizzo della rete: il primo giorno si lavora a metà.

  Mitigare: Copia completa prima di spegnere; ogni postazione provata prima del trasloco; l'IT presente il primo giorno dall'apertura.

• Collaboratori scontenti della nuova disposizione

  Medio · 6

  Postazioni rumorose, poca luce, sale che mancano: il malumore resta per mesi.

  Mitigare: Esigenze raccolte dai reparti; disposizione rivista con loro prima dell'ordine degli arredi; riscontro dopo due settimane.

Le pagine dei documenti

• Confronto degli immobili
• Il giorno del trasloco
• Nuovo indirizzo: a chi dirlo